Nên phân loại người lao động là W-2 hay 1099?
Thông thường, người lao động nên là nhân viên W-2 nếu bạn kiểm soát cách thức, thời điểm và địa điểm họ làm việc. Người làm theo dạng 1099 thường là một doanh nghiệp độc lập kiểm soát công việc của chính mình — nhưng quy định có thể khá chặt chẽ, vì vậy hãy kiểm tra quy định của liên bang và tiểu bang trước khi quyết định.
Câu trả lời ngắn: tùy thuộc vào mức độ kiểm soát, không phải bạn muốn gọi thế nào
Bạn nhìn chung không thể chọn "1099" chỉ vì thấy dễ hơn hoặc có vẻ rẻ hơn. Ở Mỹ, câu hỏi chính là liệu người lao động có thật sự độc lập không, hay họ làm việc theo sự chỉ đạo của bạn như một nhân viên.
Nhân viên W-2 là một phần trong doanh nghiệp của bạn. Thông thường bạn sẽ quyết định lịch làm việc, nhiệm vụ, công cụ, việc đào tạo và cách thực hiện công việc. Người làm theo dạng 1099 thường tự điều hành doanh nghiệp riêng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng và tự quyết định cách hoàn thành công việc.
Nếu phân loại sai, có thể phát sinh vấn đề về thuế payroll, làm thêm giờ, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm bồi thường lao động, các quyền lợi, và các mẫu biểu cuối năm. Quy định cũng khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy xác nhận các quy định hiện hành với một nhà cung cấp payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.
Nhân viên W-2 thường có dạng như thế nào
Nhân viên W-2 thường là người làm việc như một phần trong hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể đào tạo họ, đặt giờ làm, yêu cầu họ dùng hệ thống của bạn và giám sát cách công việc được thực hiện.
Với nhân viên, doanh nghiệp thường khấu trừ thuế payroll từ tiền lương, có thể đóng thuế thất nghiệp, và xử lý các biểu mẫu W-2 cuối năm. Tùy theo tiểu bang và tình huống, có thể còn có các yêu cầu khác.
Các dấu hiệu phổ biến cho thấy người lao động có thể là nhân viên W-2:
- Bạn đặt lịch.
- Bạn hướng dẫn họ cách làm việc, không chỉ yêu cầu kết quả cuối cùng.
- Họ dùng công cụ, thiết bị hoặc phần mềm của bạn.
- Họ làm chủ yếu hoặc chỉ cho doanh nghiệp của bạn.
- Công việc là việc diễn ra liên tục, không chỉ là một dự án ngắn.
- Vai trò của họ là phần công việc thường xuyên trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp bạn.
Người làm 1099 thường có dạng như thế nào
Người làm theo dạng 1099 thường là một doanh nghiệp độc lập hoặc người tự kinh doanh. Thông thường họ được thuê để mang lại một kết quả, dự án hoặc dịch vụ, trong khi họ tự quyết định cách thức thực hiện công việc.
Nhà thầu (contractor) thường dùng công cụ của riêng họ, tự đặt lịch làm việc, làm cho nhiều khách hàng khác nhau và có thể có tên doanh nghiệp, bảo hiểm hoặc website riêng. Vào cuối năm, doanh nghiệp có thể phát hành mẫu 1099 khi được yêu cầu, nhưng quy định cụ thể phụ thuộc vào loại thanh toán, số tiền và các yêu cầu hiện hành của IRS.
Các dấu hiệu phổ biến cho thấy người lao động có thể là nhà thầu 1099:
- Họ kiểm soát cách và thời điểm họ làm việc.
- Họ có thể làm cho các khách hàng khác.
- Họ dùng thiết bị hoặc hệ thống của riêng họ.
- Họ xuất hóa đơn cho bạn với tư cách là một doanh nghiệp.
- Họ có thể tạo ra lãi hoặc lỗ từ công việc.
- Họ được thuê cho một dự án hoặc kết quả cụ thể, chứ không phải vai trò nhân sự làm thường xuyên.
Một cách nghĩ đơn giản
Hãy tự hỏi: tôi đang thuê một người để gia nhập doanh nghiệp của mình và làm theo quy trình của tôi, hay tôi đang thuê một doanh nghiệp bên ngoài để cung cấp một dịch vụ?
Nếu bạn cần ai đó có mặt vào những thời điểm nhất định, làm theo chỉ dẫn của bạn chặt chẽ, dùng công cụ của bạn và thực hiện công việc vốn là trọng tâm của doanh nghiệp bạn mỗi tuần, thì điều đó thường nghiêng về việc họ là nhân viên W-2.
Nếu bạn đang thuê một doanh nghiệp riêng để hoàn thành một dự án được xác định rõ bằng phương pháp, công cụ và lịch làm việc của chính họ, thì điều đó có thể nghiêng nhiều hơn về dạng nhà thầu 1099.
Không có một yếu tố nào quyết định tất cả. Cơ quan liên bang và tiểu bang có thể dùng các bài kiểm tra (tests) khác nhau, và một số tiểu bang chặt chẽ hơn so với quy định liên bang. Vì vậy, trước khi bạn trả tiền cho ai đó theo cách không đúng, việc xác nhận trước là lựa chọn khôn ngoan.
Vì sao việc phân loại đúng lại quan trọng
Phân loại sai người lao động có thể tốn kém. Doanh nghiệp có thể phải trả lại thuế payroll, tiền phạt, tiền lãi, tiền làm thêm giờ chưa chi trả, thuế thất nghiệp bị bỏ sót hoặc các chi phí khác. Việc phân loại sai cũng có thể gây ra rắc rối nếu về sau người lao động nộp đơn xin thất nghiệp, bảo hiểm bồi thường lao động hoặc yêu cầu tăng lương.
Điều này cũng quan trọng với chính người lao động. Nhân viên và nhà thầu có cách xử lý thuế, các mẫu biểu, quyền lợi bảo vệ và điều kiện nhận phúc lợi khác nhau. Gọi ai đó là contractor không tự động biến họ thành contractor.
Nếu bạn không chắc, thường tốt hơn là chậm lại một chút và xác nhận cách thiết lập trước khi trả khoản thanh toán đầu tiên. Nhà cung cấp payroll thường có thể giải thích họ cần thông tin gì để thiết lập payroll đúng cách, nhưng chính RunWise Pay chỉ là dịch vụ ghép phù hợp miễn phí. Chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế, và không đưa ra lời khuyên về thuế, pháp lý hay kế toán.
Trước khi trả tiền cho người lao động, bạn nên làm gì
Nếu bạn đang cân nhắc cách phân loại một người, hãy làm vài bước cẩn thận trước.
- Ghi rõ người đó thực sự sẽ làm gì, làm bao lâu/làm thường xuyên thế nào, và ai là người kiểm soát lịch làm việc và quy trình.
- Kiểm tra hướng dẫn hiện hành của IRS và quy định của tiểu bang bạn, vì các bài kiểm tra của tiểu bang có thể chặt chẽ hơn.
- Hỏi nhà cung cấp payroll đủ năng lực, kế toán hoặc chuyên gia thuế xem họ thường thiết lập vai trò này như thế nào.
- Nếu người lao động là nhân viên, hãy thiết lập payroll trước lần trả lương đầu tiên để việc khấu trừ thuế, phiếu lương và các tờ khai được xử lý đúng.
- Nếu người lao động là contractor, hãy đảm bảo mối quan hệ thực sự phù hợp với quy tắc của contractor và lưu giữ hồ sơ kinh doanh rõ ràng.
Nếu bạn cần trợ giúp tìm một công ty payroll để trao đổi về việc thiết lập, RunWise Pay có thể ghép phù hợp miễn phí cho bạn. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ cơ bản và ý định kinh doanh như tên doanh nghiệp của bạn, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), quy mô đội ngũ, tiểu bang và ngôn ngữ ưu tiên — không bao giờ lấy SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng hoặc hồ sơ nhân viên.
Chi phí payroll, hỗ trợ chuyển đổi và các dấu hiệu cảnh báo cần lưu ý
Nếu bạn thuê nhân viên W-2, nhiều dịch vụ payroll sẽ tính phí cố định theo tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên. Khoảng chi phí thường gặp cho doanh nghiệp nhỏ là khoảng $20 đến $100+ mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $15+ mỗi nhân viên mỗi tháng, tùy thuộc vào tần suất trả lương, tiểu bang, quy mô đội ngũ và những gì được bao gồm. Phần nộp tờ khai thuế, biểu mẫu cuối năm, báo cáo người mới, theo dõi thời gian làm việc và payroll đa tiểu bang có thể tốn thêm. Đây là các khoảng chi phí chung, không phải báo giá.
Nếu bạn chỉ trả tiền cho các contractor thực sự, một số nhà cung cấp có thể có gói chỉ hỗ trợ thanh toán cho contractor và hỗ trợ 1099 với chi phí thấp hơn so với payroll cho nhân viên đầy đủ, nhưng giá vẫn có thể khác nhau. Con số thực tế phụ thuộc vào dịch vụ bạn cần và bạn hoạt động ở đâu.
Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo:
- Giá hoặc phí không rõ ràng nhưng có thể xuất hiện sau.
- Không có thông tin rõ ràng về trách nhiệm nộp tờ khai thuế.
- Hỗ trợ kém khi bạn hỏi về cách phân loại.
- Bị gây áp lực phải ký nhanh.
- Các bước thiết lập không rõ ràng cho nhân viên so với contractor.
Trước khi ký với bất kỳ công ty payroll nào, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm: chạy payroll, nộp tờ khai thuế payroll, chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), các mẫu W-2 hoặc 1099 cuối năm, hỗ trợ đa tiểu bang, hỗ trợ theo hạn, và ai chịu trách nhiệm xử lý các điều chỉnh nếu có sự cố. Bạn vẫn là người kiểm soát và chọn ai để thuê. Nếu bạn muốn có thêm lựa chọn, bạn có thể tìm hiểu về các dịch vụ payroll hoặc xem thêm các hướng dẫn.
Nếu bạn kiểm soát công việc của người đó như một nhân sự trong công ty, họ thường là nhân viên W-2; nếu họ thật sự tự điều hành một doanh nghiệp độc lập, họ có thể là contractor 1099.