Сотрудник должен быть W-2 или 1099 подрядчиком?

Короткий ответ: зависит от контроля, а не от того, как вы хотите их назвать

В целом вы не можете выбрать «1099» просто потому, что это кажется проще или дешевле. В США главный вопрос — действительно ли работник независим, или он работает по вашим указаниям так же, как сотрудник.

Сотрудник W-2 — часть вашего бизнеса. Обычно вы определяете его график, обязанности, инструменты, обучение и то, как выполняется работа. Подрядчик 1099 обычно ведет собственный бизнес, предлагает услуги клиентам и сам решает, как именно выполнить работу.

Если классифицировать человека неправильно, это может создать проблемы с payroll tax (налогами с зарплаты), сверхурочными, страхованием по безработице, компенсацией работникам (workers' compensation), льготами и формами по итогам года. Правила также различаются по штатам и могут меняться со временем, поэтому подтвердите актуальные требования у квалифицированного payroll-провайдера, бухгалтера или налогового специалиста.

Как обычно выглядит сотрудник W-2

Сотрудник W-2 обычно — это человек, который работает как часть вашего повседневного бизнеса. Вы можете обучать его, задавать часы работы, требовать использования ваших систем, и контролировать, как делается работа.

Для сотрудников бизнес обычно удерживает налоги с зарплаты из выплат, может платить налоги по безработице и оформляет формы W-2 по итогам года. В зависимости от штата и ситуации могут применяться и другие требования.

Частые признаки того, что работник может быть сотрудником W-2:
- Вы задаете график.
- Вы объясняете, как именно делать работу, а не просто требуете конечный результат.
- Он использует ваши инструменты, оборудование или ПО.
- Он в основном или только работает на ваш бизнес.
- Работа регулярная, а не только короткий проект.
- Его роль — регулярная часть операционной деятельности вашего бизнеса.

Как обычно выглядит подрядчик 1099

Подрядчик 1099 обычно — это независимый бизнес или самозанятый человек. Его обычно нанимают, чтобы получить результат, реализовать проект или предоставить услугу — при этом он сам решает, как выполнять работу.

Подрядчики часто используют свои инструменты, задают свой график, работают более чем с одним клиентом и могут иметь собственное название компании, страхование или сайт. По итогам года компании могут выдавать форму 1099, когда это требуется, но точные правила зависят от типа выплаты, суммы и текущих требований IRS.

Частые признаки того, что работник может быть подрядчиком 1099:
- Он контролирует, как и когда делает работу.
- Он может работать с другими клиентами.
- Он использует свое оборудование или свои системы.
- Он выставляет вам счет как компания.
- Он может получать прибыль или убыток от этой работы.
- Его нанимают для проекта или конкретного результата, а не на постоянную роль в штате.

Простой способ это понять

Задайте себе вопрос: я нанимаю человека, чтобы он влился в мой бизнес и следовал моему процессу, или я нанимаю внешнюю компанию, чтобы она предоставила услугу?

Если вам нужен человек, который должен приходить в определенное время, строго следовать вашим инструкциям, использовать ваши инструменты и выполнять работу, которая каждую неделю является ключевой для вашего бизнеса — это часто указывает на статус сотрудника W-2.

Если вы нанимаете отдельный бизнес, чтобы он выполнил определенный проект с использованием своих методов, инструментов и графика, это больше похоже на статус подрядчика 1099.

Ни один фактор не решает всё. Федеральные и штатные агентства могут применять разные тесты, а в некоторых штатах требования строже, чем на федеральном уровне. Поэтому разумно сначала подтвердить всё, прежде чем платить человеку «не тем способом».

Почему правильная классификация важна

Неправильная классификация может быть дорогой. Бизнес может в итоге задолжать налоги с выплат задним числом, штрафы, проценты, неуплаченные сверхурочные, пропущенные налоги по безработице или другие расходы. Также это может создать проблемы, если позже работник подаст на пособие по безработице, по компенсации работникам или на требование о повышении зарплаты.

Важность есть и для работника. Сотрудники и подрядчики по-разному облагаются налогами, оформляются разными формами, имеют разные виды защиты и разные условия для получения льгот. Называть человека подрядчиком — не означает автоматически, что он им является.

Если вы сомневаетесь, обычно лучше не спешить и сначала подтвердить настройку до первой выплаты. Payroll-провайдер часто может объяснить, какую информацию нужно, чтобы настроить payroll правильно, но RunWise Pay сам по себе — это только бесплатный сервис подбора. Мы не ведем payroll, не подаем налоги и не даем налоговые, юридические или бухгалтерские советы.

Что сделать до того, как вы заплатите работнику

Если вы решаете, как классифицировать человека, сначала сделайте несколько аккуратных шагов.

1. Запишите, что именно человек будет делать, как часто он будет работать и кто контролирует график и процесс.
2. Проверьте актуальные рекомендации IRS и правила вашего штата, потому что тесты штата могут быть строже.
3. Спросите у квалифицированного payroll-провайдера, бухгалтера или налогового специалиста, как они обычно настраивают такую роль.
4. Если работник — сотрудник, настройте payroll до первого payroll-запуска, чтобы корректно были сделаны удержания налогов, платежные квитанции (pay stubs) и подача форм.
5. Если работник — подрядчик, убедитесь, что отношения действительно соответствуют правилам для подрядчиков, и ведите четкие бизнес-записи.

Если вам нужна помощь с поиском payroll-компании, чтобы обсудить настройку, RunWise Pay может бесплатно подобрать вам варианты. Мы собираем только базовые контактные и сведения о намерениях бизнеса — например, название вашего бизнеса, имя контакта, телефон, опционально email, размер команды, штат и предпочтительный язык — никогда не SSNs, EINs, номера банковских счетов и не записи по сотрудникам.

Расходы на payroll, помощь при переключении и красные флаги, которые стоит замечать

Если вы нанимаете сотрудников W-2, многие payroll-сервисы берут ежемесячную базовую плату плюс плату за каждого сотрудника. Для малого бизнеса типичный диапазон — примерно $20 до $100+ в месяц, плюс около $4 до $15+ за сотрудника в месяц, в зависимости от частоты выплат, штата, размера команды и того, что включено. Подача налогов, формы по итогам года, отчеты о новых сотрудниках, учет времени и multi-state payroll могут стоить дополнительно. Это общие диапазоны, а не котировки.

Если вы платите только настоящим подрядчикам, некоторые провайдеры предлагают выплаты «только подрядчикам» и поддержку по 1099 по более низкой цене, чем полный payroll для сотрудников, но стоимость все равно отличается. Реальная цифра зависит от того, какие услуги вам нужны и где вы работаете.

Следите за красными флагами:
- Нечеткое ценообразование или комиссии, которые проявляются позже.
- Нет понятного заявления о том, кто отвечает за подачу налогов.
- Плохая поддержка, когда вы задаете вопросы о классификации.
- Давление, чтобы быстро подписать.
- Непонятные шаги настройки для сотрудников vs подрядчиков.

Перед тем как подписывать договор с любой payroll-компанией, подтвердите письменно, что именно включено: payroll-запуски, подача payroll tax, прямой депозит, формы W-2 или 1099 по итогам года, поддержка по нескольким штатам, поддержка по дедлайнам, а также кто занимается исправлениями, если что-то пойдет не так. Вы сохраняете контроль и выбираете, кого нанимать. Если хотите варианты, вы можете узнать о payroll-сервисах или посмотреть больше гайдов.