Phần mềm lương so với dịch vụ làm lương trọn gói
Phần mềm làm lương giúp bạn tự làm payroll. Dịch vụ làm lương trọn gói sẽ làm nhiều việc hơn cho bạn, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp MIỄN PHÍ, có thể giúp bạn so sánh các nhà cung cấp dịch vụ làm lương.
Câu trả lời ngắn: khác nhau ở điểm nào?
Phần mềm làm lương là một công cụ. Bạn hoặc nhân viên của bạn vẫn phải nhập giờ làm, xem lại các lần chi trả lương, gửi tiền thanh toán, và đảm bảo thuế và biểu mẫu payroll được xử lý đúng.
Dịch vụ làm lương trọn gói thì “nhúng tay” nhiều hơn. Nhà cung cấp thường sẽ chạy payroll cùng với bạn hoặc thay bạn: tính tiền lương và thuế, chi trả cho nhân viên bằng chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), nộp thuế payroll, và chuẩn bị các biểu mẫu cuối năm như W-2 và 1099.
Nếu bạn bận, đội ngũ đang tăng lên, hoặc bạn mới làm quen với hệ thống payroll của Mỹ, dịch vụ làm lương trọn gói thường là lựa chọn dễ hơn. Nếu bạn thấy thoải mái khi tự làm phần việc đó và muốn kiểm soát nhiều hơn, phần mềm có thể phù hợp hơn.
- Phần mềm = công cụ do bạn tự vận hành
- Dịch vụ trọn gói = nhà cung cấp làm nhiều phần việc payroll hơn
- Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào thời gian, mức độ thoải mái và mức độ phức tạp của payroll bạn
Chủ doanh nghiệp thường phải làm gì khi dùng phần mềm
Với phần mềm làm lương, hệ thống có thể tính tiền lương, làm thêm giờ (overtime) và các khoản khấu trừ, nhưng bạn vẫn phải thiết lập đúng và cập nhật thường xuyên. Bạn có thể cần nhập nhân viên mới, thay đổi mức lương, theo dõi quy tắc thuế tiểu bang, và kiểm tra từng lần payroll trước khi gửi đi.
Điều này có thể rất ổn cho chủ doanh nghiệp đã hiểu về payroll và có một người đáng tin trong nội bộ. Nhưng nếu bạn bỏ sót một bước, phần mềm sẽ không tự sửa lỗi cho bạn. Chủ doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm đảm bảo payroll đúng và đúng thời hạn.
Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, “chi phí ẩn” là thời gian. Phần mềm có thể trông có vẻ rẻ hơn ban đầu, nhưng chi phí thực tế phụ thuộc vào mức độ công việc bạn vẫn phải tự làm.
- Phù hợp nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn
- Vẫn cần thiết lập, rà soát và theo dõi liên tục
- Bỏ sót bước có thể dẫn đến vấn đề về payroll
Dịch vụ làm lương trọn gói thường bao gồm gì
Một dịch vụ làm lương trọn gói thường làm nhiều hơn so với phần mềm đơn thuần. Các dịch vụ phổ biến gồm xử lý các lần chi trả lương (pay run processing), chuyển khoản trực tiếp, tính toán thuế payroll, nộp thuế, báo cáo nhân viên mới trong một số trường hợp, và các biểu mẫu cuối năm.
Một số nhà cung cấp còn hỗ trợ cổng thông tin tự phục vụ cho nhân viên (employee self-service portals), khấu trừ theo lệnh (wage garnishments), theo dõi thời gian làm việc (time tracking), và hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh trong payroll. Tuy nhiên, những gì được bao gồm có thể khác nhau rất nhiều, vì vậy đừng cho rằng mọi nhà cung cấp đều cung cấp cùng một thứ.
Trước khi ký hợp đồng, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm. Hỏi về hỗ trợ thiết lập, việc nộp thuế, W-2 và 1099, phí sửa lỗi (correction fees), giờ hỗ trợ (support hours), và bất kỳ khoản tính thêm nào cho payroll đa tiểu bang hoặc cho người làm theo hợp đồng (contractors).
- Thường bao gồm các lần payroll và việc nộp thuế
- Có thể bao gồm chuyển khoản trực tiếp, biểu mẫu cuối năm và cổng thông tin nhân viên
- Luôn xác nhận gói đầy đủ bằng văn bản
Chi phí: nên kỳ vọng gì
Phần mềm làm lương thường được tính theo phí cơ bản hằng tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên (per-employee fee). Dịch vụ làm lương trọn gói thường đắt hơn vì nhà cung cấp làm nhiều việc hơn thay cho bạn. Với một doanh nghiệp nhỏ, chi phí hằng tháng có thể dao động từ các gói cơ bản giá rẻ đến vài trăm đô la hoặc hơn, tùy theo số lượng nhân sự, tần suất trả lương, quy định của tiểu bang, và những gì được bao gồm.
Các mức dao động này không phải là báo giá. Giá thật còn phụ thuộc vào bạn trả lương cho bao nhiêu nhân viên, liệu bạn có người lao động theo giờ hay nhà thầu, có nhiều tiểu bang không, có nhu cầu thuế đặc biệt không, và bạn có muốn thêm hỗ trợ hoặc tích hợp (integrations) không.
Hãy cảnh giác với các dấu hiệu rủi ro như giá không rõ ràng, phí ẩn, không cam kết việc nộp thuế, hỗ trợ kém, và áp lực phải ký nhanh. Yêu cầu một danh sách phí bằng văn bản trước khi bạn chọn.
- Giá phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tiểu bang và tính năng
- Phí cơ bản cộng phí theo từng nhân viên là điều thường gặp
- Xác nhận tất cả các khoản phí bằng văn bản trước khi bạn ký
Cách chọn cái phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Nếu payroll của bạn đơn giản và bạn có thời gian quản lý cẩn thận, phần mềm có thể đủ. Nếu bạn muốn ít việc thủ công hơn, ít cơ hội sai sót hơn, hoặc cần hỗ trợ để đảm bảo tuân thủ, dịch vụ làm lương trọn gói thường là lựa chọn an toàn và dễ hơn.
Điều này càng quan trọng hơn nếu bạn mới làm payroll ở Mỹ. Các thuật ngữ như thuế payroll (payroll taxes), W-2, 1099 và chuyển khoản trực tiếp có thể ban đầu hơi khó hiểu, và quy định của từng tiểu bang cũng khác nhau. Nhà cung cấp có thể hỗ trợ quy trình, nhưng bạn vẫn cần rà soát xem họ sẽ làm và sẽ không làm những gì.
Nguyên tắc hay: nếu payroll cứ chiếm quá nhiều thời gian của bạn, hoặc chỉ một sai sót thôi cũng có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng, thì có lẽ đã đến lúc chuyển từ phần mềm sang dịch vụ.
- Chọn phần mềm nếu bạn muốn tự làm nhiều hơn
- Chọn dịch vụ nếu bạn muốn nhiều hỗ trợ hơn và ít công việc hành chính hơn
- Mới làm payroll ở Mỹ? Dịch vụ thường dễ quản lý hơn
RunWise Pay có thể giúp gì
RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp MIỄN PHÍ, không phải nhà cung cấp dịch vụ làm payroll. Chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế, và không đưa ra lời khuyên về thuế hoặc pháp lý. Chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp so sánh các nhà cung cấp dịch vụ làm lương dựa trên các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và liên hệ, như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email tùy chọn, bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn và ngôn ngữ ưu tiên.
Điều này có nghĩa là bạn vẫn giữ quyền kiểm soát. Bạn so sánh các lựa chọn, đặt câu hỏi, xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm, và chọn nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn muốn xem các lựa chọn, bắt đầu tại đây: get matched. Nếu bạn muốn tìm hiểu trước, hãy xem các guides của chúng tôi hoặc đọc về services.
- Miễn phí cho chủ doanh nghiệp
- Bạn so sánh và chọn nhà cung cấp
- Chỉ thu thập thông tin liên hệ và mục đích liên quan đến doanh nghiệp
Phần mềm làm lương giúp bạn tự làm payroll, còn dịch vụ làm lương trọn gói sẽ làm nhiều việc hơn cho bạn và thường dễ hơn cho các chủ doanh nghiệp bận rộn.