Nhân sự theo hợp đồng vs nhân viên

Trả lời ngắn gọn: ai là nhà thầu và ai là nhân viên?

Nói đơn giản, nhân viên W-2 thường làm việc theo sự chỉ đạo của doanh nghiệp bạn. Bạn kiểm soát nhiều hơn cách thức, thời điểm và nơi thực hiện công việc, và bạn đưa người đó vào hệ thống payroll. Nhà thầu 1099 thường là một doanh nghiệp độc lập hoặc người tự kinh doanh, tự kiểm soát cách họ thực hiện công việc và xuất hóa đơn cho bạn để nhận tiền.

Cái tên bạn dùng không phải là thứ quyết định. Gọi ai đó là “nhà thầu” trong một hợp đồng không tự động biến họ thành nhà thầu. Điều quan trọng là mối quan hệ làm việc thực tế.

Nếu một người chỉ làm cho bạn, tuân theo lịch do bạn sắp, dùng công cụ của bạn, cần sự phê duyệt của bạn khi nghỉ, và được quản lý như nhân viên, thì điều đó thường nghiêng về việc họ là nhân viên. Nếu họ phục vụ nhiều khách hàng, tự đặt lịch, tự có quy trình riêng, và được trả theo dự án hoặc theo hóa đơn, thì thường nghiêng về việc họ là nhà thầu.

Trang này chỉ cung cấp thông tin chung. Quy định có thể thay đổi theo từng tiểu bang và theo thời gian, vì vậy hãy xác nhận tình huống của bạn với một nhà cung cấp payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện, đồng thời tự kiểm tra hướng dẫn hiện hành của IRS và tiểu bang.

Vì sao sự khác biệt quan trọng cho payroll và thuế

Nhân viên và nhà thầu được trả theo các cách khác nhau. Nhân viên được trả thông qua payroll. Payroll thường xử lý việc tính tiền lương, khấu trừ thuế, thuế payroll của người sử dụng lao động, chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), phiếu lương (pay stubs) và các mẫu W-2 cuối năm. Nhà thầu thường được trả qua khoản phải trả (accounts payable) hoặc một dịch vụ chi trả cho nhà thầu, và các khoản thanh toán đủ điều kiện có thể được báo cáo trên mẫu 1099 vào cuối năm.

Nếu bạn phân loại ai đó là nhà thầu trong khi họ đúng ra phải là nhân viên, vấn đề có thể trở nên đắt đỏ. Doanh nghiệp có thể phải đối mặt với thuế payroll chưa nộp, tiền phạt, tiền lãi, nộp trễ, các vấn đề về lương và giờ làm (wage-and-hour), tranh chấp về phúc lợi, và thêm công việc dọn dẹp.

Vì vậy, phân loại sai là một rủi ro payroll nghiêm trọng.

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, giá dịch vụ payroll cơ bản thường bắt đầu từ một khoản phí cố định theo tháng cộng thêm phí theo mỗi nhân sự. Tính năng chi trả cho nhà thầu hoặc hỗ trợ 1099 có thể được bao gồm hoặc có thể tính thêm phí. Một số doanh nghiệp có thể thấy mức giá theo dạng khoảng $20-$100+ mỗi tháng cho phí cơ bản, cộng thêm khoảng $4-$15+ cho mỗi người, nhưng con số thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, và tiểu bang. Đây không phải là báo giá.

RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải nhà cung cấp payroll, không phải kế toán, không phải người ghi sổ (bookkeeper) và không phải tư vấn thuế. Chúng tôi có thể giúp bạn so sánh các nhà cung cấp payroll nếu bạn muốn có lựa chọn, nhưng chủ doanh nghiệp vẫn là người quyết định và chọn ai để thuê.

Cách suy nghĩ thực tế về phân loại

Cách dễ hiểu để phân biệt là dựa vào mức độ kiểm soát và tính độc lập. Hãy tự hỏi: bạn có kiểm soát công việc hằng ngày của người đó không, hay bạn thuê họ để tạo ra một kết quả?

Những câu hỏi này thường hữu ích:
1. Bạn có đặt giờ làm hoặc lịch làm việc của người đó không?
2. Bạn có đào tạo họ làm theo cách của bạn không?
3. Họ có dùng công cụ, thiết bị hoặc hệ thống của bạn không?
4. Mối quan hệ là liên tục, không chỉ theo dự án?
5. Họ có thể làm cho khách hàng khác cùng lúc không?
6. Họ có gửi hóa đơn, hay bạn trả tiền cho họ như nhân viên bình thường?

Mối quan hệ càng giống như một phần trong lực lượng lao động thường xuyên của bạn thì khả năng nhân viên càng cao. Người lao động càng độc lập thì khả năng là nhà thầu càng phù hợp. Tuy nhiên không có “phím tắt” một dòng, và các cơ quan khác nhau có thể xem xét các yếu tố khác nhau.

Nếu bạn không chắc, đừng đoán chỉ dựa trên chi phí hoặc sự tiện lợi. Hãy xác nhận phân loại trước khi bạn xây dựng quy trình payroll dựa trên đó.

Dịch vụ payroll xử lý nhân viên vs nhà thầu như thế nào

Đối với nhân viên, một dịch vụ payroll có thể giúp bạn thiết lập lịch trả lương, tính toán từ tổng thu nhập đến nhận thực (gross-to-net), khấu trừ thuế, xử lý việc nộp và kê khai thuế của người sử dụng lao động, hỗ trợ chuyển khoản trực tiếp, và chuẩn bị các mẫu W-2 cuối năm. Nhiều dịch vụ cũng hỗ trợ báo cáo cho nhân viên mới, theo dõi PTO (ngày nghỉ được trả lương), và nhắc nhở tuân thủ, tùy theo gói.

Đối với nhà thầu, quy trình thường đơn giản hơn vì nhìn chung không có việc khấu trừ payroll của nhân viên theo cách tương tự. Bạn có thể trả theo các hóa đơn đã được phê duyệt hoặc hóa đơn của nhà thầu, theo dõi tổng số tiền đã trả trong năm, và xuất các mẫu 1099 bắt buộc nếu quy định áp dụng. Một số nền tảng payroll có thể bao gồm công cụ chi trả cho nhà thầu, trong khi những nền tảng khác xem việc này là một gói cộng thêm (add-on).

Nếu bạn có cả nhân viên và nhà thầu, hãy yêu cầu nhà cung cấp giải thích rõ ràng từng nhóm sẽ được xử lý như thế nào. Xác nhận xem khoản chi trả cho nhà thầu có nằm trong phí hằng tháng không, việc chuẩn bị 1099 có được bao gồm không, và các biểu mẫu cuối năm có tính thêm phí không.

Nếu bạn đang so sánh lựa chọn, RunWise Pay có thể ghép cặp cho bạn với các nhà cung cấp payroll miễn phí. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về liên hệ và ý định kinh doanh như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), có bao nhiêu người bạn trả lương, tiểu bang và ngôn ngữ bạn ưu tiên. Chúng tôi không yêu cầu SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng hay hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Những dấu hiệu đỏ cần để ý trước khi bạn ký

Sai sót về phân loại thường tệ hơn khi nhà cung cấp không rõ ràng về việc họ làm và không làm những gì. Hãy hỏi thẳng và yêu cầu câu trả lời bằng văn bản.

Hãy chú ý các dấu hiệu đỏ này:
- Giá hoặc phí không rõ ràng, chỉ xuất hiện sau khi đã thiết lập
- Không có giải thích rõ ràng về hỗ trợ kê khai thuế cho nhân viên
- Không có câu trả lời rõ ràng về hỗ trợ 1099 cho nhà thầu
- Bị gây sức ép ký nhanh trước khi bạn hiểu cách thiết lập
- Hỗ trợ khách hàng yếu hoặc không có lộ trình hỗ trợ được nêu tên khi có lỗi xảy ra với payroll
- Cam kết nghe có vẻ quá chắc chắn, đặc biệt liên quan đến tuân thủ
- Không có danh sách bằng văn bản về những gì được bao gồm, chi phí nào tính thêm, và ai chịu trách nhiệm cho phần nào

Nhà cung cấp tốt sẽ giải thích dịch vụ rõ ràng bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Trước khi bạn ký, hãy xác nhận bằng văn bản: những gì được bao gồm, chi phí nào tính thêm, ai là người nộp và chuyển giao thuế payroll của nhân viên, cách xử lý khoản chi trả cho nhà thầu, các mẫu W-2 và 1099 cuối năm có được bao gồm không, và hỗ trợ gì có sẵn nếu xảy ra sai sót.

Nếu bạn chưa chắc bước tiếp theo nên làm gì

Nếu bạn đang thuê người lao động đầu tiên, chuyển từ nhà thầu sang nhân viên, hoặc đang dọn dẹp một hệ thống payroll, thì sẽ giúp ích nếu bạn chậm lại và phân loại đúng loại người lao động trước. Quyết định đó ảnh hưởng đến payroll, thuế, các mẫu và việc tuân thủ.

Bước tiếp theo thực tế là:
1. Liệt kê tất cả những người bạn trả tiền và họ làm công việc gì.
2. Ghi chú xem từng người có theo lịch của bạn không, có dùng công cụ của bạn không, và có làm dưới sự chỉ đạo của bạn không.
3. Tách những người làm ngoài theo dự án khỏi các vai trò giống nhân viên thường xuyên.
4. Nhờ một nhà cung cấp payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện xem xét các trường hợp chưa rõ.
5. So sánh các nhà cung cấp payroll và xác nhận bằng văn bản cách xử lý nhân viên và nhà thầu.

Nếu bạn muốn được giúp để so sánh lựa chọn, hãy bắt đầu với các hướng dẫn của chúng tôi hoặc tìm hiểu thêm về dịch vụ payroll. Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy đăng ký để được ghép cặp miễn phí với các nhà cung cấp có thể phù hợp với doanh nghiệp của bạn. RunWise Pay không phải nhà cung cấp payroll và không đưa ra tư vấn thuế, kế toán hoặc pháp lý; chúng tôi chỉ giúp chủ doanh nghiệp so sánh lựa chọn.