Dịch vụ payroll vs kế toán

Sự khác nhau đơn giản

Dịch vụ payroll được xây dựng để chạy payroll. Họ có thể tính lương, thực hiện chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), xử lý việc nộp thuế payroll, và chuẩn bị các biểu mẫu cuối năm như W-2 và 1099 tùy theo gói.

Kế toán thường “rộng” hơn. Họ có thể hỗ trợ sổ sách, thuế, báo cáo tài chính và đưa ra tư vấn tổng thể cho doanh nghiệp. Một số kế toán cũng cung cấp payroll, nhưng payroll có thể chỉ là một phần trong dịch vụ của họ.

Nếu bạn muốn được giúp so sánh các lựa chọn, RunWise Pay là một dịch vụ matching miễn phí kết nối doanh nghiệp nhỏ với các nhà cung cấp dịch vụ payroll. Chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế, và không đưa ra tư vấn về thuế hay tư vấn pháp lý.

Khi nào dịch vụ payroll phù hợp

Dịch vụ payroll thường phù hợp nhất khi bạn muốn payroll được xử lý nhất quán và ít công việc thủ công hơn. Điều này hữu ích nếu bạn trả lương cho nhân viên mỗi tuần, mỗi hai tuần, hoặc theo một lịch đều đặn khác.

Các dịch vụ payroll thường được thiết kế để: thiết lập chuyển khoản trực tiếp, tính lương theo bảng lương (paycheck calculations), tạo hồ sơ nhân viên mới, thanh toán thuế và chuẩn bị biểu mẫu cuối năm. Nhiều nơi cũng cung cấp cổng tự phục vụ cho nhân viên và hỗ trợ nếu trong năm có thay đổi.

Với doanh nghiệp nhỏ, giá thường có dạng phí cơ bản theo tháng cộng thêm phí theo mỗi nhân viên, nhưng còn tùy số lượng nhân sự, tần suất trả lương, tiểu bang, và những gì được bao gồm. Mức chênh lệch đó không phải là báo giá. Bạn nên xác nhận bằng văn bản khoản phí đó bao gồm những gì trước khi ký hợp đồng.

Khi nào kế toán phù hợp

Kế toán có thể phù hợp nếu bạn đã làm việc sát sao với một người hoặc một công ty kế toán về sổ sách và thuế, và bạn muốn payroll được “gộp chung” vào mối quan hệ đó. Một số chủ doanh nghiệp thích có một nơi để hỏi về payroll, sổ sách và thuế của doanh nghiệp.

Điều này có thể hữu ích nếu payroll của bạn đơn giản và kế toán của bạn cung cấp payroll như một phần của gói hỗ trợ rộng hơn. Cũng có thể phù hợp nếu bạn muốn có người hiểu bức tranh đầy đủ về tài chính doanh nghiệp của bạn.

Chỉ cần nhớ: không phải mọi kế toán đều tự làm payroll trực tiếp, và không phải kế toán nào cũng dùng cùng phần mềm hoặc cùng quy trình. Hãy hỏi họ thực sự làm những gì, được bao gồm gì, và liệu việc nộp thuế payroll cũng như các biểu mẫu cuối năm có nằm trong dịch vụ hay không.

Cách so sánh chi phí thực tế và mức hỗ trợ

Giá chỉ là một phần của quyết định. Phí/tháng thấp vẫn có thể trở nên đắt nếu có phí thiết lập, phí phát sinh (add-on), phí cho việc nộp thuế, biểu mẫu cuối năm, chỉnh sửa do sai, hoặc các cuộc gọi hỗ trợ.

So sánh tốt nên bao gồm:

1. Phí cơ bản theo tháng và phí theo mỗi nhân viên
2. Phí thiết lập hoặc phí chuyển đổi (conversion)
3. Phí chuyển khoản trực tiếp, nộp thuế, và biểu mẫu cuối năm
4. Số giờ hỗ trợ và thời gian phản hồi
5. Họ có xử lý việc nộp payroll liên bang, tiểu bang và địa phương hay không
6. Nếu bạn mắc lỗi khi chạy payroll thì chuyện gì xảy ra

Hãy yêu cầu cả hai bên ghi rõ các dịch vụ được bao gồm vào văn bản. Nếu cách báo giá mơ hồ, đó là một dấu hiệu đỏ.

Những dấu hiệu đỏ cần lưu ý

Cho dù bạn đang so sánh dịch vụ payroll hay kế toán, hãy để ý các dấu hiệu cho thấy có thể “không khớp”.

• Báo giá mơ hồ, khó hiểu
• Phí ẩn cho các tác vụ phổ biến
• Không có câu trả lời rõ ràng về nộp thuế payroll
• Hỗ trợ kém hoặc khó liên hệ
• Bị gây áp lực ký nhanh mà chưa xem kỹ chi tiết

Việc đặt câu hỏi thẳng là bình thường. Bạn là chủ doanh nghiệp, và bạn cần biết chính xác mình đang trả tiền cho cái gì trước khi chọn.

Cách quyết định thực tế

Cách đơn giản để chọn là bắt đầu từ vấn đề bạn cần được giải quyết.

1. Nếu chủ yếu bạn cần payroll chạy đúng và đúng thời hạn, dịch vụ payroll có thể phù hợp hơn.
2. Nếu bạn muốn được hỗ trợ rộng hơn về sổ sách, thuế và tư vấn tài chính, kế toán có thể phù hợp hơn.
3. Nếu bạn muốn cả hai, hãy hỏi kế toán của bạn có cung cấp payroll hay liệu một nhà cung cấp payroll nên xử lý riêng.
4. So sánh vài lựa chọn và xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm.

Nếu bạn chưa chắc nên bắt đầu từ đâu, hãy tìm hiểu thêm về các dịch vụ payroll hoặc xem các hướng dẫn của chúng tôi. RunWise Pay cũng có thể kết nối bạn với các nhà cung cấp dựa trên thông tin liên hệ và chi tiết doanh nghiệp của bạn, chỉ như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (nếu có), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang, và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không yêu cầu SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng, hoặc hồ sơ nhân viên.