Thanh toán cho nhà thầu và người lao động 1099

Những việc thanh toán nhà thầu và người 1099 thường bao gồm

Nếu bạn thuê nhà thầu độc lập, freelancer hoặc các cá nhân không phải nhân viên khác, thì thường bạn không đưa họ vào payroll nhân viên theo cách thông thường. Tuy nhiên, bạn vẫn cần một quy trình rõ ràng để thu thập thông tin của họ, chi trả, theo dõi số tiền bạn đã trả, và xử lý các biểu mẫu thuế cuối năm nếu pháp luật yêu cầu.

Dịch vụ payroll hoặc dịch vụ chi trả cho nhà thầu có thể hỗ trợ onboarding nhà thầu, theo dõi các khoản thanh toán, chi trả cho nhà thầu (qua chuyển khoản trực tiếp hoặc các cách khác), và hỗ trợ chuẩn bị hoặc nộp hồ sơ các mẫu 1099. Nhiều nhà cung cấp cũng hỗ trợ bạn thu thập W-9 từ nhà thầu — đây là biểu mẫu cung cấp tên pháp lý của nhà thầu, tên doanh nghiệp nếu có, địa chỉ và thông tin định danh người nộp thuế của nhà thầu.

Điều này quan trọng vì sai sót có thể gây rắc rối về sau. Nếu bạn không thu thập đúng thông tin trước khi trả tiền cho ai đó, việc báo cáo 1099 cuối năm có thể trở nên chậm chạp và lộn xộn. Quy định cũng khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy xác nhận các yêu cầu hiện hành của IRS và tiểu bang với một nhà cung cấp payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.

Nhà cung cấp thường xử lý việc thanh toán cho nhà thầu như thế nào

Một nhà cung cấp tốt thường thiết lập một quy trình đơn giản để bạn không phải chạy theo giấy tờ mỗi lần cần thanh toán cho ai đó. Trong nhiều trường hợp, họ giúp bạn mời nhà thầu, thu thập W-9, lưu thông tin thanh toán một cách an toàn trong hệ thống của họ, theo dõi các khoản thanh toán trong suốt năm và chuẩn bị báo cáo cuối năm phù hợp.

Một số doanh nghiệp dùng một nhà cung cấp cho cả payroll nhân viên và thanh toán cho nhà thầu. Những doanh nghiệp khác dùng dịch vụ chi trả nhà thầu riêng. Nếu bạn có cả nhân viên và nhà thầu, hãy hỏi liệu một hệ thống có thể xử lý cả hai hay không, vì điều đó có thể giúp việc báo cáo dễ hơn và giảm công việc trùng lặp.

Quy trình thiết lập điển hình có thể trông như thế này:
1. Bạn cho nhà cung cấp biết bạn trả cho bao nhiêu nhà thầu, tần suất bạn trả và doanh nghiệp của bạn hoạt động ở tiểu bang nào.
2. Nhà cung cấp giải thích nhà thầu sẽ gửi hoặc xác nhận thông tin ra sao, thường bao gồm W-9.
3. Bạn xem xét các phương thức thanh toán, bước phê duyệt và bất kỳ hỗ trợ 1099 cuối năm nào.
4. Bạn xác nhận nhà cung cấp sẽ làm gì và bạn còn cần tự làm phần nào.
5. Bạn nhận phạm vi công việc, bảng giá và các mốc thời hạn bằng văn bản trước khi ký.

RunWise Pay không chạy payroll hay xử lý thanh toán cho nhà thầu. Chúng tôi là dịch vụ ghép nối MIỄN PHÍ giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa so sánh các nhà cung cấp tham gia cho hạng mục công việc này. Bạn có thể bắt đầu với tổng quan dịch vụ của chúng tôi hoặc được ghép nối nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn.

Chi phí thường là bao nhiêu

Dịch vụ thanh toán cho nhà thầu thường được tính giá khác với payroll nhân viên đầy đủ. Một lựa chọn phổ biến là phí cơ bản theo tháng cộng thêm phí theo mỗi nhà thầu, hoặc lựa chọn theo năm chi phí thấp hơn chỉ dành cho hỗ trợ 1099 cuối năm nếu bạn chỉ cần phần đó. Theo một khung tham khảo rất chung, một số doanh nghiệp có thể thấy mức giá khoảng $15 đến $75 mỗi tháng cộng thêm khoảng $2 đến $10 cho mỗi nhà thầu, trong khi hỗ trợ nộp 1099 cuối năm có thể được tính riêng.

Nếu bạn cũng cần payroll nhân viên, chuyển khoản trực tiếp, nộp thuế, thiết lập cho nhân viên mới hoặc hỗ trợ theo từng tiểu bang cụ thể, chi phí có thể cao hơn. Nếu bạn chỉ trả cho vài nhà thầu vài lần trong năm, chi phí của bạn có thể thấp hơn. Con số thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm và tiểu bang. Các khoảng giá này chỉ là thông tin chung, không phải báo giá.

Hãy hỏi giá có bao gồm:
- onboarding nhà thầu hoặc thu thập W-9
- xử lý thanh toán
- theo dõi tổng số tiền đã trả từ đầu năm đến hiện tại (year-to-date)
- hỗ trợ chuẩn bị và nộp 1099
- hỗ trợ nộp theo tiểu bang nếu cần
- hỗ trợ khách hàng nếu một biểu mẫu bị sai hoặc nộp trễ

Bạn cũng có thể xem thông tin giá trước khi so sánh các nhà cung cấp. Dù bạn nhận được báo giá nào, hãy xác nhận bằng văn bản chính xác phần nào được bao gồm, phần nào tính thêm và các mốc thời hạn mà bạn vẫn phải tự quản lý.

Các lỗi thường gặp và cờ đỏ cần để ý

Một lỗi phổ biến là nghĩ rằng thanh toán cho nhà thầu không có phần việc tuân thủ. Dù bạn không khấu trừ thuế payroll theo cách giống như đối với nhân viên, bạn vẫn cần hồ sơ tốt và báo cáo cuối năm đúng quy định khi được yêu cầu. Một vấn đề khác hay gặp là trả tiền trước rồi mới thu W-9 sau. Việc này thường làm trễ tiến độ khi đến lúc chuẩn bị các mẫu 1099.

Một vấn đề quan trọng khác là phân loại người lao động. Một số chủ doanh nghiệp gọi ai đó là nhà thầu, nhưng theo luật có thể người đó bị xem là nhân viên. Điều này có thể tạo ra vấn đề về thuế và lao động. RunWise Pay không thể hướng dẫn bạn cách phân loại một người lao động, và chúng tôi không đưa ra tư vấn về thuế, pháp lý hoặc payroll. Với câu hỏi đó, hãy xác nhận với một nhà cung cấp payroll đủ năng lực, kế toán hoặc chuyên gia thuế và tự kiểm tra các quy định hiện hành của IRS và từng tiểu bang.

Trước khi ký, hãy để ý các cờ đỏ sau:
- giá hoặc phí không rõ ràng, chỉ xuất hiện sau
- câu trả lời mơ hồ về việc ai là người chuẩn bị hoặc nộp mẫu 1099
- không có giải thích bằng văn bản về điều gì xảy ra nếu một biểu mẫu bị trễ hoặc sai
- hỗ trợ kém trong giai đoạn thiết lập
- bị gây áp lực phải ký nhanh trước khi bạn hiểu rõ dịch vụ

Một nhà cung cấp đáng tin cậy nên giải thích quy trình bằng ngôn ngữ đơn giản. Họ cũng nên nói rõ họ phụ trách phần nào, không phụ trách phần nào và họ cần thông tin gì từ bạn. Hãy xác nhận tất cả những điều đó bằng văn bản.

Cách chọn đúng nhà cung cấp cho hạng mục này

Nhà cung cấp phù hợp nhất cho thanh toán nhà thầu và 1099 phụ thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn vận hành. Một công ty chỉ có vài freelancer và trả một lần mỗi tháng có thể cần một giải pháp đơn giản và chi phí thấp. Một doanh nghiệp có nhiều nhà thầu ở nhiều tiểu bang khác nhau có thể cần theo dõi mạnh hơn, báo cáo tốt hơn và nhiều hỗ trợ hơn.

Khi so sánh các lựa chọn, hãy hỏi các câu hỏi thực tế:
- Bạn có thể xử lý cả payroll nhân viên và thanh toán cho nhà thầu trong một hệ thống không?
- Bạn thu thập thông tin W-9 như thế nào?
- Bạn hỗ trợ chuẩn bị và nộp mẫu 1099, hay chỉ theo dõi các khoản thanh toán?
- Nếu đến cuối năm mà thông tin bị thiếu thì có hỗ trợ gì?
- Có phí phát sinh cho việc chỉnh sửa, biểu mẫu đã sửa (amended forms) hoặc phần việc theo tiểu bang không?
- Trách nhiệm của tôi khác gì so với của bạn?

Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, hãy hỏi xem có hỗ trợ bằng ngôn ngữ bạn ưu tiên không. Giao tiếp rõ ràng rất quan trọng, đặc biệt khi liên quan đến mốc thời hạn. Bạn nên cảm thấy thoải mái khi hỏi những câu cơ bản và nhận câu trả lời thẳng thắn.

RunWise Pay miễn phí cho chủ doanh nghiệp. Chúng tôi không phải nhà cung cấp payroll, kế toán hay cố vấn thuế. Chúng tôi chỉ giúp bạn so sánh các nhà cung cấp tham gia dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp bạn — bao gồm bạn trả cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn và ngôn ngữ bạn ưu tiên.

Cách được ghép nối thông qua RunWise Pay

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các nhà cung cấp, chúng tôi cố gắng giữ mọi thứ đơn giản. Bạn chia sẻ thông tin liên hệ cơ bản và mục tiêu kinh doanh, và chúng tôi dùng thông tin đó để ghép bạn với các nhà cung cấp tham gia có thể phù hợp với nhu cầu của bạn. Dịch vụ này miễn phí cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi chỉ cần các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả cho bao nhiêu người, tiểu bang, và ngôn ngữ bạn ưu tiên. Chúng tôi không hỏi SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng, số An Sinh Xã Hội của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Để bắt đầu:
1. Vào được ghép nối.
2. Chia sẻ thông tin liên hệ và thông tin doanh nghiệp.
3. So sánh phản hồi của nhà cung cấp, giá cả và các dịch vụ được bao gồm.
4. Hỏi các câu hỏi về thanh toán cho nhà thầu, thu thập W-9 và hỗ trợ 1099.
5. Xác nhận bằng văn bản phần nào được bao gồm trước khi bạn chọn người để thuê.

Bạn vẫn kiểm soát toàn bộ quá trình. Bạn so sánh các báo giá, xem phần nào được bao gồm và quyết định có tiến tới hay không. Chúng tôi không thể đảm bảo một nhà cung cấp, mức giá hoặc kết quả cụ thể, nhưng chúng tôi có thể giúp bạn làm cho việc tìm kiếm dễ hơn.