Trên phiếu lương phải có những gì?

Câu trả lời nhanh: thường cần có gì trên phiếu lương?

Ở hầu hết các bang tại Hoa Kỳ, người sử dụng lao động cung cấp phiếu lương (đôi khi còn gọi là wage statements) thể hiện thu nhập và các khoản khấu trừ của nhân viên trong kỳ lương.

Các mục cụ thể có thể khác nhau tùy theo bang, nhưng phiếu lương đáp ứng quy định thường bao gồm: gross pay (tổng lương trước khấu trừ), deductions (các khoản khấu trừ), net pay (lương nhận thực), ngày tháng của kỳ lương, và các số liệu lũy kế đến hiện tại trong năm (year-to-date). Nhà cung cấp payroll của bạn có thể tạo phiếu lương phù hợp với quy định của bang bạn.

RunWise Pay là dịch vụ ghép nối MIỄN PHÍ, không phải nhà cung cấp payroll—vì vậy chúng tôi có thể giúp bạn kết nối với dịch vụ payroll xử lý phiếu lương và báo cáo payroll. Trước khi ký hợp đồng thuê, hãy xác nhận những gì được bao gồm bằng văn bản.

• Xác nhận yêu cầu về wage-statement (phiếu lương) của bang bạn—quy định có thể khác nhau và có thể thay đổi.

Các mục cốt lõi mà hầu hết phiếu lương nên có (checklist thực tế)

Dùng checklist này khi xem một phiếu lương từ bất kỳ hệ thống payroll nào. Nếu bạn thấy thiếu mục nào đó, hãy yêu cầu nhà cung cấp giải thích hoặc thêm vào.

1. Thông tin cơ bản của người sử dụng lao động và nhân viên (thường gồm tên/địa chỉ của công ty và tên nhân viên).
2. Ngày của kỳ lương (ngày bắt đầu và kết thúc cho lần trả lương đó).
3. Chi tiết giờ làm và đơn giá (nếu trả theo giờ): số giờ làm, mức lương theo giờ, và số giờ làm thêm (OT) nếu có.
4. Gross pay (tổng thu nhập trước khi khấu trừ).
5. Deductions chi tiết theo từng khoản (khoản gì bị khấu trừ và tách ra theo từng phần).
6. Net pay (số tiền nhận về sau khi khấu trừ).
7. Các số liệu lũy kế đến hiện tại trong năm (YTD) cho thu nhập và các khoản khấu trừ quan trọng (thường gồm thu nhập và một số khoản khấu trừ).
8. Phương thức thanh toán hoặc ngày thanh toán (ví dụ: ngày chuyển khoản), và đôi khi là số sê-ri/ số check.

Nếu doanh nghiệp của bạn trả hoa hồng, tiền thưởng, tip hoặc nhiều loại hình trả lương, phiếu lương nên tách rõ phần thu nhập để nhân viên hiểu họ đã được trả cho những gì.

Vì yêu cầu của từng bang khác nhau, hãy xem danh sách này là “những mục phổ biến nhất”—không phải cam kết cho bang cụ thể của bạn. Hãy xác nhận các chi tiết với nhà cung cấp payroll đủ năng lực hoặc chuyên viên kế toán/HR của bạn, và tự kiểm tra hướng dẫn hiện hành của IRS/bang.

• Phiếu lương cần dễ hiểu đối với nhân viên: kỳ nào, bạn kiếm được bao nhiêu, bị khấu trừ gì, và bạn nhận được gì.

Khấu trừ & thuế: nhân viên thường muốn thấy gì

Các khoản khấu trừ từ payroll thường rơi vào vài nhóm: thuế thu nhập liên bang và tiểu bang, Social Security và Medicare (FICA), và các mục khác như bảo hiểm y tế hoặc đóng góp hưu trí (nếu doanh nghiệp khấu trừ các khoản này).

Phiếu lương tốt sẽ hiển thị các khoản khấu trừ theo dạng liệt kê (itemized), không chỉ là một con số tổng. Ví dụ, nhân viên nên biết đã bị khấu trừ bao nhiêu cho từng hạng mục và khoản đó ảnh hưởng thế nào đến net pay của họ.

Nếu bạn hoạt động ở nhiều bang, hãy cẩn thận: quy định phiếu lương và yêu cầu khấu trừ có thể khác nhau. Nhà cung cấp payroll của bạn nên được thiết lập đúng cho từng nhân viên theo bang và địa điểm trả lương.

Thông tin chung: các quy tắc và cách tính có thể bị ảnh hưởng bởi cài đặt của IRS, luật của từng bang và lựa chọn của nhân viên. Hãy xác nhận thiết lập của bạn với nhà cung cấp payroll và xem lại phiếu lương trước khi chạy payroll lần đầu (hoặc sau khi chuyển đổi nhà cung cấp).

• Hỏi xem phiếu lương có bao gồm cả số liệu “kỳ lương này” (this pay period) và “lũy kế đến hiện tại trong năm” (year-to-date) hay không.

Bạn phải cung cấp phiếu lương bao lâu một lần (và xử lý khi chuyển đổi nhà cung cấp)

Nhiều bang yêu cầu phải cung cấp phiếu lương kèm theo mỗi lần trả lương, nhưng “cách thức và thời điểm” có thể khác nhau. Một số bang yêu cầu thời gian cụ thể quanh ngày trả lương (ví dụ: cung cấp vào hoặc trước thời điểm tiền lương đến hạn).

Khi bạn chuyển đổi nhà cung cấp payroll, một rủi ro phổ biến là bị thiếu định dạng phiếu lương hoặc thiếu các mục bắt buộc do chưa chuyển/cài lại các thiết lập. Trước lần chạy payroll đầu tiên với nhà cung cấp mới, hãy kiểm tra đầu ra của phiếu lương ít nhất cho một nhân viên làm việc thường xuyên.

Đây là cách xử lý an toàn:
1. Xác nhận quy định wage-statement của bang bạn (bao gồm việc mục nào phải tách/chi tiết).
2. Chạy thử một lần trả lương (nếu nhà cung cấp có) hoặc xem một phiếu lương mẫu.
3. Kiểm tra các mục bắt buộc đã có mặt: ngày của kỳ lương, gross, deductions, net, và các tổng YTD.
4. Xác nhận cách thức phiếu lương sẽ được gửi (in, cổng online, email thông báo, v.v.).
5. Lưu bản sao để phục vụ hồ sơ của bạn.

RunWise Pay miễn phí cho bạn và giúp doanh nghiệp được ghép nối với các dịch vụ payroll—nhưng bạn vẫn là người kiểm soát. So sánh báo giá và tài liệu, đồng thời xác nhận những gì được bao gồm bằng văn bản trước khi ký.

Chi phí dịch vụ payroll thường có thể chênh lệch khá nhiều tùy theo quy mô đội ngũ và tần suất trả lương (ví dụ: thường gặp phí theo tháng cơ bản cộng với phí theo từng nhân viên). Các mức giá theo khoảng không phải là báo giá—hãy yêu cầu nhà cung cấp đưa ra bảng giá chi tiết theo hạng mục và xác nhận các tính năng phiếu lương có được bao gồm hay không.

• Chuyển đổi nhà cung cấp: xác minh phiếu lương bằng văn bản trước lần chạy payroll thực tế đầu tiên.

Những dấu hiệu cảnh báo về phiếu lương cần để ý (trước khi tin vào một hệ thống payroll)

Nếu có điều gì đó không ổn, có lẽ là không ổn. Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo payroll sau:

• Giá cả mơ hồ không giải thích những gì được bao gồm (hãy yêu cầu danh sách chi tiết theo hạng mục).
• Thiếu hoặc phần phiếu lương không rõ ràng (đặc biệt là ngày của kỳ lương, gross vs. net, hoặc phần tách chi tiết deductions).
• Lời hứa “Chúng tôi sẽ lo hết mọi thứ” nhưng không có xác nhận bằng văn bản về những gì sẽ được tạo ra (hãy xác nhận những gì được bao gồm bằng văn bản).
• Hỗ trợ kém khi bạn có câu hỏi về bảng sao kê/statement lương.
• Bị thúc ép ký nhanh trước khi bạn kịp xem các phiếu lương mẫu.
• Không có cách rõ ràng để truy cập hoặc tải xuống các phiếu lương đã có trước đó.

Phiếu lương là tài liệu hướng đến nhân viên. Nếu phiếu lương không thể hiện rõ thu nhập và các khoản khấu trừ, có thể gây nhầm lẫn cho nhân viên và dẫn đến tranh chấp payroll.

Thông tin chung: để thực hiện các trách nhiệm về thuế và tuân thủ, hãy xác nhận yêu cầu với nhà cung cấp payroll đủ năng lực và/hoặc chuyên viên kế toán/HR, đồng thời tự kiểm tra quy định và thời hạn hiện hành của IRS và từng bang.

• Nếu thiếu các mục bắt buộc, hãy yêu cầu nhà cung cấp khắc phục trước khi bạn chạy payroll.

Bạn cần một dịch vụ payroll xử lý phiếu lương và tuân thủ không?

Nếu bạn đang thiết lập payroll lần đầu, chuyển đổi nhà cung cấp, hoặc đang xử lý một vấn đề với phiếu lương, bạn không cần tự xoay xở một mình. RunWise Pay là dịch vụ ghép nối MIỄN PHÍ, kết nối các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Hoa Kỳ với các nhà cung cấp dịch vụ payroll.

Để được ghép nối, bạn sẽ chia sẻ thông tin liên hệ doanh nghiệp và ý định—như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, bang, số lượng người bạn trả lương, và ngôn ngữ bạn muốn sử dụng. Chúng tôi không thu thập SSN của nhân viên, EIN, số tài khoản ngân hàng, hoặc bất kỳ hồ sơ cá nhân nào của nhân viên.

Các bước tiếp theo:
1. Được ghép nối với các nhà cung cấp hỗ trợ bang và nhu cầu trả lương của bạn.
2. Xem báo giá của nhà cung cấp và hỏi họ tạo phiếu lương như thế nào (bao gồm những mục nào được hiển thị).
3. Xác nhận những gì được bao gồm bằng văn bản, bao gồm việc giao phiếu lương và quyền truy cập lưu trữ.
4. Chọn nhà cung cấp bạn muốn—RunWise Pay không thay bạn tuyển/ ký hợp đồng.

Nếu vấn đề chi phí được nêu ra, hãy yêu cầu cấu trúc giá đầy đủ. Các mẫu chi phí thường gặp gồm phí theo tháng cơ bản cộng với phí theo từng nhân viên, nhưng con số thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, bang và các tính năng được bao gồm. Các mức theo khoảng không phải là báo giá.

• Bắt đầu bằng một phiếu lương mẫu—các mục rõ ràng giúp việc tuân thủ dễ hơn.