Cách trả lương cho chủ sở hữu S-corp hoạt động như thế nào?
Nếu bạn sở hữu một S-corp và làm việc trong công ty, thường bạn cần trả cho chính mình thông qua payroll như một nhân viên, chứ không chỉ rút tiền chủ sở hữu (owner draws). Cách thiết lập chính xác sẽ tùy thuộc vào vai trò của bạn, mức lương, tiểu bang, và tình hình thuế, vì vậy hãy xác nhận chi tiết với nhà cung cấp payroll hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện.
Tóm tắt nhanh: nhiều chủ S-corp cần payroll
Nói bằng ngôn ngữ đơn giản: nếu bạn là chủ sở hữu S-corp và bạn làm việc tích cực trong công ty, IRS thường kỳ vọng bạn sẽ nhận một mức lương hợp lý thông qua payroll. Nghĩa là bạn được xem như một nhân viên đối với tiền lương của mình, có khấu trừ thuế payroll và nộp theo cách thông thường.
Ngoài lương, một số chủ sở hữu cũng có thể nhận các khoản phân phối (distributions) từ S-corp. Lương (salary) và distributions không phải là cùng một thứ. Tiền lương trong payroll thường có khấu trừ thuế payroll; còn distributions thường không vận hành theo cách giống như vậy.
Đây là lúc nhiều chủ sở hữu bị nhầm: tiền rút của chủ (owner draw) thường không giống payroll đối với chủ S-corp làm dịch vụ cho doanh nghiệp. Chi tiết rất quan trọng, và sai sót có thể tốn kém. Đây chỉ là thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý, vì vậy hãy xác nhận tình huống của bạn với nhà cung cấp payroll, kế toán, hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện.
“Lương hợp lý” thường có nghĩa là gì
“Lương hợp lý” là mức lương phù hợp với công việc thực tế bạn đang làm trong doanh nghiệp. Cách nghĩ theo kiểu thực tế là: nếu bạn thuê người khác làm đúng công việc của bạn, thì ở khu vực của bạn bạn có thể phải trả họ khoảng bao nhiêu?
Không có một mức lương duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Số tiền có thể phụ thuộc vào nhiệm vụ của bạn, thời gian làm việc, kinh nghiệm, thu nhập của công ty, ngành nghề, vị trí, và mức lương mà các lao động tương đương được trả. Quy định của từng tiểu bang cũng có thể ảnh hưởng đến cách thiết lập payroll.
Trả cho bản thân quá ít có thể tạo rủi ro. Trả qua payroll đều đặn kèm theo hồ sơ mức lương có thể chứng minh sẽ giúp bạn sắp xếp gọn gàng hơn và giảm bớt rắc rối về sau. Vì đây là vấn đề nhạy cảm, bạn nên lưu lại tài liệu về cách bạn chọn mức lương và rà soát khi doanh nghiệp thay đổi.
Cách thiết lập payroll cho chủ S-corp thường diễn ra
Phần lớn các cách thiết lập payroll cho chủ sở hữu S-corp đều theo cùng một khuôn mẫu cơ bản. Đầu tiên, công ty thiết lập payroll dưới tên doanh nghiệp, sau đó thêm chủ sở hữu vào hệ thống như một nhân viên, và cuối cùng chạy lương theo lịch cố định như hàng tuần, 2 tuần/lần, 2 lần/tháng, hoặc theo tháng.
Khi chạy payroll, hệ thống thường tự tính tiền lương, khấu trừ thuế và thuế payroll của người sử dụng lao động, rồi trả cho nhân viên bằng chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) hoặc bằng séc. Payroll service cũng giúp lập báo cáo payroll và các biểu mẫu cuối năm như W-2. Biểu mẫu cụ thể, số tiền thuế, và hạn nộp có thể khác nhau theo tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian.
Dịch vụ payroll thường có thể làm việc này dễ hơn rất nhiều, đặc biệt nếu bạn còn mới với payroll tại Mỹ. Giá dịch vụ phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ thường xoay quanh phí cơ bản theo tháng cộng với phí theo mỗi nhân viên. Ví dụ rất sơ bộ có thể khoảng $30 đến $100+ mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $15+ mỗi người được trả lương, và có thể phát sinh phí thêm cho biểu mẫu cuối năm, payroll nhiều tiểu bang, trả tiền cho nhà thầu (contractor), hoặc hỗ trợ bổ sung. Đây không phải là báo giá. Giá thực tế phụ thuộc quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, và tiểu bang.
RunWise Pay là dịch vụ đối sánh miễn phí, không phải nhà cung cấp payroll. Chúng tôi không chạy payroll hay nộp thuế. Chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp so sánh các lựa chọn từ nhà cung cấp dịch vụ payroll. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm một bên phù hợp, bạn có thể get matched miễn phí.
- Lịch trả lương quan trọng vì thuế và hồ sơ payroll sẽ theo lịch thiết lập payroll
- Cách xử lý W-2 cuối năm nên được xác nhận trước khi bạn đăng ký
- Nếu bạn cũng trả cho nhà thầu, hãy hỏi xem hỗ trợ 1099 có được bao gồm không
Cách làm từng bước đơn giản
Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy giữ mọi thứ thật đơn giản và làm đúng phần thiết lập trước khi bắt đầu chạy tiền qua doanh nghiệp.
- Xác nhận công ty của bạn được tính thuế như S-corp và bạn đang làm việc trong công ty.
- Xác định vai trò của bạn và mức lương hợp lý có thể dựa trên nhiệm vụ, thời gian làm, và thị trường địa phương.
- Thiết lập payroll dưới tên doanh nghiệp và thêm chính bạn như một nhân viên.
- Chọn lịch trả lương cố định và đảm bảo phần khấu trừ thuế và hồ sơ (filings) được bật/tắt đúng theo tiểu bang của bạn.
- Chạy payroll đều đặn và lưu hồ sơ về cách bạn xác định mức lương.
- Nếu bạn cũng nhận các khoản phân phối (distributions), hãy tách riêng chúng với payroll.
- Rà soát cách thiết lập ít nhất mỗi năm một lần, hoặc sớm hơn nếu doanh nghiệp thay đổi nhiều.
Nếu bạn muốn so sánh dịch vụ payroll trước, trang dịch vụ của chúng tôi giải thích nhà cung cấp payroll thường làm gì, và các hướng dẫn của chúng tôi bao phủ các kiến thức payroll cơ bản khác bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Các lỗi thường gặp và dấu hiệu cần chú ý
Một lỗi phổ biến là chỉ trả cho bản thân bằng cách rút tiền (draws) và bỏ qua payroll dù bạn đang làm việc tích cực trong công ty. Một lỗi khác là chạy payroll không đều hoặc thay đổi mức lương mà không có lý do rõ ràng. Chủ sở hữu cũng dễ gặp rắc rối khi lương (salary), distributions, khoản hoàn trả chi phí (reimbursements), và tiền trả cho nhà thầu bị trộn lẫn với nhau mà không có hồ sơ rõ ràng.
Nếu bạn đang cân nhắc thuê một nhà cung cấp payroll, hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo: giá không rõ ràng, phí ẩn, hỗ trợ kém, không nêu rõ trách nhiệm nộp hồ sơ/thuế, hoặc bị gây áp lực ký nhanh. Hãy hỏi thật cụ thể họ làm những gì, không làm gì, và chuyện gì xảy ra nếu có lỗi về thuế payroll.
Hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn ký hợp đồng. Điều này bao gồm các lần chạy payroll, nộp hồ sơ thuế payroll, direct deposit, báo cáo người lao động mới (new-hire reporting) nếu áp dụng, W-2 cuối năm, hỗ trợ 1099 nếu cần, payroll nhiều tiểu bang nếu liên quan, và thời gian phản hồi hỗ trợ khách hàng.
Cũng nhớ rằng nhà cung cấp payroll, kế toán, và chuyên gia thuế làm các công việc khác nhau. Nếu bạn cần trợ giúp để xác định mức lương của mình nên bao nhiêu, việc distributions có được xử lý đúng không, hoặc quy định của tiểu bang áp dụng thế nào, hãy nhờ tư vấn từ một kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện.
RunWise Pay làm gì và không làm gì
RunWise Pay là dịch vụ đối sánh miễn phí dành cho chủ doanh nghiệp cần hỗ trợ tìm nhà cung cấp dịch vụ payroll. Chúng tôi không phải là nhà cung cấp payroll, kế toán, người ghi sổ, hay cố vấn thuế. Chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế và không cung cấp tư vấn về thuế, kế toán, pháp lý hoặc payroll.
Nếu bạn nhờ chúng tôi hỗ trợ, chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản như liên hệ và ý định kinh doanh: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn, và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không hỏi SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng, số An sinh Xã hội của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.
Bạn giữ quyền kiểm soát. Bạn so sánh các lựa chọn, đặt câu hỏi, xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm, và tự quyết định thuê ai.
Nếu bạn sở hữu và làm việc trong một S-corp, thường bạn cần trả cho chính mình thông qua payroll, và đáng để kiểm tra kỹ phần thiết lập.