Tôi có cần chạy payroll cho giúp việc/nhân viên gia đình không?

Câu trả lời nhanh: bạn có cần payroll cho giúp việc không?

Trong nhiều trường hợp, là có — bạn có thể cần thiết lập payroll khi bạn tuyển một người giúp việc/nhân viên gia đình và đáp ứng một số ngưỡng nhất định theo quy định của IRS hoặc tiểu bang (ví dụ: dựa trên tổng tiền lương đã trả trong một năm).

Payroll cũng có thể được yêu cầu nếu người lao động đáp ứng định nghĩa pháp lý về “nhân viên” (không phải “nhà thầu độc lập”) và bạn có trách nhiệm khấu trừ và báo cáo một số loại thuế nhất định. Quy định phụ thuộc vào tình trạng của người lao động và tổng tiền lương trả trong gia đình của bạn, và có thể khác nhau theo từng tiểu bang.

RunWise Pay là dịch vụ GHÉP MIỄN PHÍ (không phải nhà cung cấp payroll). Chúng tôi có thể giúp bạn kết nối với các nhà cung cấp payroll có thể hỗ trợ những phần cơ bản liên quan đến payroll cho nhân viên trong gia đình. Tuy nhiên, bạn nên xác nhận yêu cầu chính xác với một nhà cung cấp payroll đủ điều kiện và/hoặc chuyên gia thuế, đồng thời xem các quy định mới nhất của IRS và tiểu bang.

• Nếu bạn đang tự hỏi, “Tôi xử lý họ như nhân viên hay nhà thầu?” thì trước tiên hãy xác nhận tình trạng người lao động và các ngưỡng theo tiểu bang/IRS.

“Payroll cho nhân viên gia đình” thường bao gồm những gì

Thông thường, nhà cung cấp payroll sẽ giúp bạn chạy các kỳ trả lương, tính tiền lương và phần thuế khấu trừ (nếu áp dụng), đồng thời quản lý việc nộp và báo cáo thuế payroll. Với nhân viên gia đình, phần hỗ trợ thường cần xử lý đặc thù hơn so với payroll doanh nghiệp thông thường.

Hầu hết các nhà cung cấp cũng hỗ trợ các biểu mẫu cuối năm như W-2s (cho nhân viên) hoặc 1099s (cho nhà thầu, nếu áp dụng). Họ có thể hỗ trợ chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) cho người lao động, tạo bảng kê lương (pay statements), và lưu hồ sơ để bạn dễ sắp xếp.

Quan trọng: dịch vụ “được bao gồm” ở mỗi nhà cung cấp có thể khác nhau. Trước khi bạn ký bất cứ thứ gì, hãy xác nhận họ sẽ làm gì cho nhân viên gia đình, họ nộp những loại thuế nào, họ xử lý yêu cầu của tiểu bang ra sao, và họ theo dõi các hạn chót nào. Hãy yêu cầu họ ghi rõ các chi tiết đó bằng văn bản trước khi ký.

• Cuối năm: xác nhận xem họ có xử lý hồ sơ giấy tờ W-2/1099 cho trường hợp của bạn hay không.

Từng bước: xác định bạn có nên thuê hỗ trợ payroll không

1. Xác nhận tình trạng người lao động: họ là nhân viên (phổ biến với giúp việc/nhân viên chăm trẻ làm lịch cố định do bạn sắp) hay là nhà thầu độc lập (ít phổ biến hơn trong lĩnh vực trông trẻ)?

2. Kiểm tra các ngưỡng kích hoạt trách nhiệm về payroll khi tuyển dụng người trong gia đình (IRS và tiểu bang của bạn có thể áp dụng các quy tắc khác nhau). Nếu bạn chưa chắc, một nhà cung cấp payroll hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện có thể giúp bạn hiểu tình huống của mình.

3. Quyết định bạn sẽ trả lương thế nào: tiền mặt/chi phiếu (cash/check) hay chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), và tần suất trả lương (hàng tuần, 2 tuần/lần, hay hàng tháng). Chi phí payroll và nhu cầu thiết lập thường phụ thuộc vào tần suất trả và số lượng người lao động.

4. Được ghép với dịch vụ payroll: so sánh một vài lựa chọn và chọn lựa chọn phù hợp với mức độ thoải mái của bạn, nhu cầu hỗ trợ, và cách họ xử lý payroll cho nhân viên gia đình.

Nếu bạn muốn, hãy bắt đầu với Get matched with a payroll provider để các nhà cung cấp cho bạn biết họ hỗ trợ gì cho nhân viên gia đình và theo tiểu bang của bạn.

• Trước khi ký, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm: nộp thuế, biểu mẫu, direct deposit, xử lý chu kỳ trả lương, và hỗ trợ.

Payroll cho gia đình tốn bao nhiêu? (khoảng chi phí thực tế)

Giá cả thay đổi rất nhiều, đặc biệt với payroll cho nhân viên gia đình. Nhiều nhà cung cấp tính phí cơ bản theo tháng cộng với phí theo từng nhân viên/người lao động, và một số có thể tính thêm phí cho các việc như biểu mẫu cuối năm hoặc chạy thêm kỳ trả lương.

Như một khoảng tham khảo—không phải báo giá—bạn có thể thấy mức phí cơ bản theo tháng thấp cộng thêm phí cho mỗi người lao động, thường tổng cộng từ “vài chục đô” đến “vài trăm đô la mỗi tháng”, tùy theo tiểu bang, tần suất trả lương và những gì được bao gồm. Hỗ trợ cuối năm có thể được bao gồm hoặc tính riêng.

Vì các khoảng giá không phải báo giá, hãy yêu cầu một bản tóm tắt chi phí bằng văn bản cho đúng tình huống của bạn (một người lao động hay nhiều người, lịch trả lương, và các biểu mẫu/các loại tờ khai thuế nào được bao gồm). Nếu giá cả mơ hồ hoặc thay đổi sau đó, đó là dấu hiệu cảnh báo.

• Yêu cầu bản tóm tắt giá bằng văn bản gắn với số lượng người lao động và tần suất trả lương của bạn.

Các dấu hiệu cần tránh khi chọn payroll (đặc biệt nếu bạn mới làm payroll ở Mỹ)

Khi chọn hỗ trợ payroll cho giúp việc/nhân viên gia đình, hãy để ý dấu hiệu rắc rối. Các dấu hiệu cảnh báo phổ biến gồm: giá không rõ ràng (“để lát nữa chúng tôi xác nhận”), phí ẩn cho các bước cơ bản, và câu trả lời không rõ ràng về việc họ có thực sự nộp các loại thuế bắt buộc hay chuẩn bị các biểu mẫu cuối năm đặc thù cho nhân viên gia đình hay không.

Một dấu hiệu cảnh báo khác là hỗ trợ kém — phản hồi chậm, không có cách liên hệ rõ ràng, hoặc quy trình không giải thích bạn cần cung cấp gì và vào lúc nào. Hãy cẩn thận nếu bạn cảm thấy bị gây áp lực phải ký nhanh mà không có danh sách bằng văn bản về các dịch vụ được bao gồm.

Ngoài ra, hãy cảnh giác với các nhà cung cấp không nêu rõ trách nhiệm trong việc nộp tờ khai thuế hoặc đưa ra “cam kết” nghe có vẻ không thực tế. Không có một kiểu cam kết nào phù hợp cho mọi trường hợp trong thuế và tuân thủ.

Hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn ký. Và vì chúng tôi chỉ cung cấp thông tin tổng quát, hãy tự kiểm tra các chi tiết với nhà cung cấp payroll đủ điều kiện, kế toán hoặc chuyên gia thuế và xem hướng dẫn hiện hành của IRS/tiểu bang.

• Xác nhận bằng văn bản “họ làm gì” và “bạn vẫn phải cung cấp gì”.

RunWise Pay có thể giúp gì (miễn phí) + chúng tôi cần gì từ bạn

RunWise Pay là dịch vụ GHÉP MIỄN PHÍ giúp kết nối các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Mỹ với các nhà cung cấp payroll có thể hỗ trợ các công việc như chạy payroll, xử lý thuế payroll, trả lương bằng direct deposit và chuẩn bị các biểu mẫu cuối năm.

Chúng tôi không phải nhà cung cấp payroll, không phải kế toán, không phải người giữ sổ sách, và cũng không phải cố vấn thuế — chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế, và không đưa lời khuyên về thuế/pháp lý. Mục tiêu là giúp bạn tìm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu payroll cho nhân viên gia đình của bạn và theo tiểu bang của bạn.

Để ghép bạn, chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ + mục đích kinh doanh: tên doanh nghiệp, tên của bạn, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không yêu cầu SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng, hoặc bất kỳ hồ sơ cá nhân nào của người lao động.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ để bắt đầu, hãy vào Get matched và/hoặc xem guides của chúng tôi để tìm hiểu các kiến thức cơ bản về payroll cho nhân viên gia đình.

• Nếu bạn chưa chắc mình đang thuộc trường hợp nào, hãy bắt đầu quy trình ghép — các nhà cung cấp có thể giải thích họ hỗ trợ gì cho tiểu bang và tình huống của bạn.