Làm cách nào để nộp 1099-NEC cho người thầu (contractor)?

1099-NEC là gì

1099-NEC là mẫu của IRS mà doanh nghiệp dùng để báo cáo các khoản thanh toán cho nhiều người thầu không thuộc biên chế. Thường được dùng cho những người không nằm trong payroll, như freelancer, tư vấn viên (consultants) và một số nhà cung cấp dịch vụ.

Chỉ là thông tin chung. Việc phân loại người lao động có thể khá phức tạp, và quy định có thể khác nhau theo tiểu bang và từng tình huống. Nếu bạn không chắc người đó là contractor hay employee, hãy xác nhận với một đơn vị payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện trước khi bạn nộp bất cứ thứ gì.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các nhà cung cấp có thể xử lý thanh toán cho contractor và việc nộp 1099, RunWise Pay có thể giúp bạn được ghép cặp miễn phí.

• 1099-NEC dùng cho khoản bồi thường trả cho người không thuộc biên chế (nonemployee compensation).
• Không giống W-2.
• Việc phân loại quan trọng trước khi bạn nộp.

Cách nộp theo từng bước

1. Xác nhận người lao động đó phải nhận 1099-NEC, chứ không phải W-2.

2. Thu thập tên, địa chỉ và thông tin mã số thuế của người thầu từ W-9 đã hoàn thành. Không gửi cho chúng tôi SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng hay hồ sơ nhân viên; RunWise Pay chỉ thu thập thông tin liên hệ và ý định kinh doanh.

3. Tính tổng số tiền bạn đã trả cho người thầu đó trong năm tính thuế. Nói chung, 1099-NEC được dùng khi bạn trả ít nhất $600 cho dịch vụ, nhưng quy định và các trường hợp ngoại lệ có thể khác nhau, nên hãy kiểm tra hướng dẫn IRS hiện hành.

4. Điền biểu mẫu với đúng thông tin bên trả (payer) và người thầu (contractor).

5. Gửi Copy B cho người thầu theo hạn do IRS quy định, và nộp biểu mẫu với IRS trước hạn nộp bắt buộc cho năm đó và theo phương thức nộp.

6. Lưu các bản sao của những gì bạn đã nộp và mọi hồ sơ hỗ trợ.

Bạn có thể tự nộp, dùng phần mềm payroll/contractor, hoặc thuê một đơn vị làm giúp. Nếu bạn đang so sánh dịch vụ, hãy yêu cầu danh sách bằng văn bản về những gì được bao gồm trước khi bạn ký.

• Kiểm tra xem quy định của tiểu bang có yêu cầu thêm bước không.
• Lưu bằng chứng thanh toán và bản sao của các biểu mẫu đã nộp.
• Hạn nộp có thể thay đổi, nên hãy xác minh ngày tháng IRS hiện hành.

Các lỗi thường gặp và dấu hiệu cảnh báo

Rất nhiều vấn đề khi nộp hồ sơ đến từ những sai sót nhỏ: dùng sai biểu mẫu, thiếu mã số thuế, tên không khớp với hồ sơ IRS, hoặc nộp trễ. Một vấn đề phổ biến khác là đối xử với một người lao động như contractor trong khi thực tế họ hoạt động giống employee hơn.

Ngoài ra, hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo về dịch vụ: giá không rõ ràng, phí ẩn, không có cam kết rõ ràng về việc nộp thuế, hỗ trợ kém, hoặc bị gây áp lực phải ký nhanh. Trước khi bạn chọn một nhà cung cấp, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm, ví dụ: chuẩn bị biểu mẫu, e-filing, bản sao cho contractor, nhắc hạn, và hỗ trợ nếu biểu mẫu bị từ chối.

Nếu một nhà cung cấp không giải thích quy trình bằng ngôn ngữ dễ hiểu, đó là một dấu hiệu cảnh báo.

• Giá không rõ ràng
• Phí ẩn
• Không có cam kết nộp thuế
• Hỗ trợ yếu
• Bị thúc phải ký nhanh

Có thể tốn bao nhiêu chi phí

Nếu bạn dùng phần mềm hoặc thuê nhà cung cấp, mức giá thường trông như phí cơ bản hằng tháng cộng thêm phí theo từng người lao động hoặc theo từng biểu mẫu. Với doanh nghiệp nhỏ, mức này có thể từ giá rẻ hằng tháng đến gói lớn hơn nếu bạn có nhiều contractor hoặc cần thêm dịch vụ.

Đây chỉ là khoảng giá (range), không phải báo giá. Chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng người lao động của bạn, tần suất bạn nộp, những biểu mẫu bạn cần, tiểu bang bạn đang ở, và liệu dịch vụ có bao gồm hỗ trợ cuối năm hoặc chỉnh sửa (corrections) hay không. Hãy xin toàn bộ giá bằng văn bản trước khi bạn quyết định.

RunWise Pay miễn phí cho chủ doanh nghiệp. Chúng tôi không thực hiện payroll, không nộp thuế, và không cung cấp tư vấn thuế; chúng tôi chỉ ghép bạn với các nhà cung cấp payroll để bạn có thể so sánh các lựa chọn.

• Khoảng giá không phải là báo giá (not quotes).
• So sánh những gì được bao gồm, không chỉ nhìn giá “mức thấp” ở tiêu đề.
• Xác nhận hỗ trợ và giúp nộp hồ sơ bằng văn bản.

Khi nào nên nhờ hỗ trợ

Nếu bạn nộp 1099-NEC lần đầu, có người lao động ở nhiều tiểu bang, không chắc về việc phân loại, hoặc bạn đã từng mắc sai lầm, thì việc trao đổi với một đơn vị payroll hoặc chuyên gia thuế có thể đáng giá. Một nhà cung cấp tốt có thể giúp bạn thiết lập báo cáo cho contractor, các hạn nộp, và biểu mẫu cuối năm.

Bạn vẫn là người kiểm soát: so sánh các báo giá, rà soát chi tiết và chọn nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Để tìm hiểu thêm về kiến thức nền tảng, xem các hướng dẫn của chúng tôi hoặc xem các dịch vụ.

• Người nộp lần đầu
• Người lao động ở nhiều tiểu bang
• Câu hỏi về phân loại người lao động
• Từng mắc lỗi khi nộp hồ sơ trước đây