Khấu trừ lương do bên thứ ba được thực hiện như thế nào trong payroll?
Khấu trừ lương do bên thứ ba là lệnh của tòa án hoặc cơ quan quản lý, yêu cầu người sử dụng lao động khấu trừ một phần tiền lương của nhân viên và chuyển đến đúng nơi. Payroll có thể lo phần tính toán và theo dõi, nhưng người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm đảm bảo làm đúng theo lệnh.
Khấu trừ lương do bên thứ ba là gì
Khấu trừ lương do bên thứ ba là khoản tiền bị lấy từ bảng lương của nhân viên theo một lệnh pháp lý. Các ví dụ thường gặp gồm: tiền cấp dưỡng nuôi con, thuế chưa nộp, tiền vay sinh viên, hoặc phán quyết của tòa án.
Trong payroll, điều này thường có nghĩa là người sử dụng lao động sẽ khấu trừ một khoản cố định từ tiền lương của nhân viên trong mỗi kỳ trả lương (pay run) và gửi số tiền đó đến cơ quan, tòa án hoặc bên liên quan được nêu trong lệnh.
Quy định không giống nhau ở mọi tiểu bang, và một số loại khấu trừ có giới hạn đặc biệt hoặc quy tắc ưu tiên riêng. Luôn kiểm tra đúng nội dung lệnh hiện hành và xác nhận chi tiết với nhà cung cấp payroll đủ chuyên môn, kế toán, hoặc luật sư khi cần.
Payroll thường xử lý như thế nào
Dịch vụ payroll có thể giúp tính toán số tiền cần khấu trừ, theo dõi các khoản đã khấu trừ, và đưa khoản khấu trừ vào phiếu lương (pay stub) của nhân viên. Dịch vụ cũng có thể hỗ trợ việc gửi tiền và lưu hồ sơ.
Quy trình đơn giản thường trông như sau:
1. Người sử dụng lao động nhận được lệnh khấu trừ.
2. Payroll rà soát loại khấu trừ và các quy tắc khấu trừ bắt buộc.
3. Khoản khấu trừ được thêm vào thiết lập payroll của nhân viên.
4. Mỗi pay run, payroll sẽ khấu trừ đúng khoản bắt buộc nếu có đủ lương.
5. Khoản thanh toán được gửi đến đúng cơ quan hoặc người nhận, và lưu lại hồ sơ.
Nếu nhân viên không nhận đủ tiền để chi trả toàn bộ số tiền, payroll có thể chỉ khấu trừ được một phần. Quy định chính xác phụ thuộc vào loại khấu trừ và luật liên bang cũng như luật tiểu bang hiện hành.
Người sử dụng lao động cần lưu ý điều gì
Khấu trừ lương có thể gây rắc rối nếu bị nhập trễ, tính sai, hoặc gửi nhầm nơi. Ngoài ra, khấu trừ cũng ảnh hưởng đến số tiền nhân viên nhận về (take-home pay), vì vậy nên xử lý cẩn thận và theo cách kín đáo.
Các dấu hiệu cảnh báo cần để ý gồm:
- Trả lời mơ hồ về việc ai chịu trách nhiệm tính toán và chuyển tiền
- Phí ẩn cho thiết lập khấu trừ, xử lý theo từng pay run, hoặc các hồ sơ nộp đặc biệt
- Không có hỗ trợ rõ ràng khi lệnh thay đổi hoặc kết thúc
- Nhà cung cấp không nói rõ bằng văn bản những gì được bao gồm
- Áp lực đăng ký nhanh mà không giải thích quy trình thực hiện
Trước khi chọn nhà cung cấp payroll, hãy hỏi thật cụ thể họ xử lý việc khấu trừ như thế nào, theo dõi các thay đổi ra sao và liệu họ có hỗ trợ: cấp dưỡng nuôi con, levy về thuế (tax levies), và các lệnh phổ biến khác hay không. Hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm.
Chi phí, thiết lập và tìm sự hỗ trợ
Một số nhà cung cấp payroll bao gồm việc xử lý khấu trừ trong gói payroll tiêu chuẩn. Những nơi khác tính thêm phí cho phần thiết lập, từng khoản khấu trừ, hoặc một số loại lệnh nhất định. Doanh nghiệp nhỏ có thể thấy mức giá bắt đầu từ phí cố định theo tháng (base monthly fee) cộng thêm phí theo từng nhân viên, và phần hỗ trợ khấu trừ có thể làm tăng tổng chi phí đó. Những mức giá này chỉ là khoảng tham khảo, không phải là báo giá. Chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng người trong team, tần suất trả lương, quy định của tiểu bang, và những gì được bao gồm.
RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải nhà cung cấp payroll. Chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế, và không đưa ra lời khuyên pháp lý. Chúng tôi có thể giúp bạn ghép cặp với các nhà cung cấp payroll hỗ trợ việc xử lý khấu trừ, và bạn vẫn kiểm soát bằng cách so sánh các lựa chọn và chọn gói phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn đang xử lý một vấn đề payroll hiện có, hãy chuẩn bị trước các giấy tờ về lệnh khấu trừ, chi tiết thiết lập payroll hiện tại của bạn, và các ngày xảy ra việc khấu trừ bị bỏ sót hoặc sai trước khi trao đổi với nhà cung cấp. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin liên hệ và ý định kinh doanh như: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), số lượng người bạn trả lương, tiểu bang, và ngôn ngữ bạn thích — không bao giờ thu SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.
Nơi tìm hiểu thêm
Nếu bạn mới bắt đầu với payroll hoặc muốn có một cái nhìn tổng quan rộng hơn, trang các hướng dẫn của chúng tôi có thể giúp giải thích các thuật ngữ payroll phổ biến theo ngôn ngữ dễ hiểu.
Nếu bạn cần giúp tìm nhà cung cấp có thể xử lý khấu trừ và các công việc payroll khác, bạn có thể được ghép cặp. Nếu bạn muốn xem các loại dịch vụ hỗ trợ payroll mà nhà cung cấp có thể cung cấp, hãy ghé trang dịch vụ.
Vì quy định, thuế và hạn nộp thay đổi theo thời gian và khác nhau theo từng tiểu bang, bạn hãy luôn xác nhận các yêu cầu hiện hành với nhà cung cấp bạn chọn và tự kiểm tra hướng dẫn chính thức từ IRS hoặc từ tiểu bang.
Khấu trừ lương do bên thứ ba là lệnh pháp lý yêu cầu payroll khấu trừ một phần tiền lương của nhân viên và gửi số tiền đó đến đúng nơi.