Lương nhiều tiểu bang và làm việc từ xa

Câu trả lời nhanh: làm việc từ xa có thể dẫn đến payroll nhiều tiểu bang

Nếu bạn có nhân viên làm việc ở hơn một tiểu bang, “tiểu bang gốc” của payroll bạn chưa chắc là tiểu bang duy nhất liên quan. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cần khấu trừ thuế thu nhập tiểu bang dựa trên nơi nhân viên đang làm việc thực tế trong kỳ trả lương, và bạn có thể cần đăng ký với các tiểu bang bổ sung.

Một dịch vụ payroll có thể giúp sắp xếp các chi tiết đó—chạy các đợt trả lương, tính khấu trừ, và hỗ trợ thủ tục nộp tờ khai tiểu bang cũng như các biểu mẫu cuối năm như W-2 và 1099. Tuy nhiên, quy trình đúng còn tùy vào bối cảnh đội ngũ của bạn và quy định của từng tiểu bang.

RunWise Pay là dịch vụ ghép nối MIỄN PHÍ, không phải nhà cung cấp dịch vụ payroll. Chúng tôi giúp bạn tìm các nhà cung cấp có kinh nghiệm với payroll nhiều tiểu bang/làm việc từ xa, để bạn so sánh các lựa chọn và chọn phương án phù hợp.

Payroll nhiều tiểu bang thay đổi điều gì (nói dễ hiểu)

Dưới đây là những vấn đề chính thường gặp:

• Khấu trừ theo tiểu bang: Nếu nhân viên làm việc ở tiểu bang khác với nơi doanh nghiệp bạn đặt trụ sở, bạn có thể cần khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang đó.
• Đăng ký và nộp tờ khai theo tiểu bang: Người sử dụng lao động đôi khi phải đăng ký và nộp các báo cáo liên quan đến payroll riêng cho từng tiểu bang có liên quan.
• Tần suất và thời điểm trả lương: Các tiểu bang khác nhau có thể có lịch báo cáo, hạn nộp và yêu cầu khác nhau.

Làm việc từ xa cũng có thể tạo ra các tình huống “biên”, như nhân viên chuyển nơi ở, nhân viên đi công tác thường xuyên, hoặc nhân viên làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau. Nhà cung cấp payroll của bạn nên hỏi chi tiết và thiết lập payroll đúng trước khi bạn bắt đầu thực hiện thanh toán.

Quan trọng: quy định và thời hạn khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian—hãy xác nhận chi tiết với nhà cung cấp payroll đủ chuyên môn và/hoặc kế toán.

Từng bước: chuẩn bị cho nhân viên làm từ xa hoặc nhiều tiểu bang

1. Liệt kê ai làm việc ở đâu: Với mỗi nhân viên, ghi lại nơi làm việc thực tế (các địa điểm) và liệu nơi đó có thay đổi từ tháng này sang tháng khác hay không.
2. Thu thập thông tin thiết lập payroll cơ bản: Xác định cách trả lương của doanh nghiệp bạn (ngày trả lương/tần suất trả), nhân viên được trả lương theo kiểu nào (theo giờ/lương cố định/hoa hồng), và những tiểu bang nào có liên quan.
3. Hỏi nhà cung cấp bạn họ xử lý khấu trừ thuế tiểu bang như thế nào: Ví dụ, họ xác định sẽ khấu trừ tiểu bang nào khi nhân viên tạm thời đi công tác hoặc chuyển nơi làm việc.
4. Xác nhận trách nhiệm cuối năm: Hỏi ai chuẩn bị W-2 (cho nhân viên) và 1099 (cho một số nhà thầu), và cách xử lý khi cần chỉnh sửa nếu có sai sót.

Trước khi bạn ký bất kỳ thỏa thuận nào, hãy xác nhận bằng văn bản dịch vụ đó bao gồm những gì cho payroll nhiều tiểu bang—đặc biệt là tính thuế theo tiểu bang, nộp tờ khai theo tiểu bang, hỗ trợ, và điều gì xảy ra nếu bạn phát hiện nơi làm việc của nhân viên đã được thiết lập sai.

Nếu bạn muốn được giúp tìm nhà cung cấp, hãy bắt đầu với get matched và chia sẻ tiểu bang/các tiểu bang của bạn cùng tình huống làm việc từ xa. RunWise Pay chỉ thu thập thông tin liên hệ và mục đích kinh doanh—không bao giờ là SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Chi phí bạn có thể dự đoán (khung giá, không phải báo giá)

Payroll nhiều tiểu bang thường tốn hơn payroll một tiểu bang vì có thể cần thiết lập thêm và báo cáo bổ sung. Giá chính xác phụ thuộc vào quy mô đội ngũ của bạn, tần suất trả lương (hàng tuần/2 tuần/lần/tháng), và những gì được bao gồm (ví dụ: xử lý thủ tục nộp tờ khai tiểu bang, chỉnh sửa, và biểu mẫu cuối năm).

Các mô hình chi phí thường gặp từ dịch vụ payroll bao gồm:

• Phí cơ bản theo tháng (hoặc “phí nền tảng”)
• Cộng thêm phí theo nhân viên theo tháng
• Có thể phát sinh thêm phí cho việc thiết lập, chỉnh sửa hoặc tình huống đặc biệt (như đăng ký nhiều tiểu bang)

Nhìn chung, giá cho payroll nhiều tiểu bang thường cao hơn payroll một tiểu bang. Bạn có thể thấy ví dụ như:

- Khoảng $40–$100+ mỗi tháng cho phí cơ bản, cộng thêm $4–$12+ mỗi nhân viên mỗi tháng (chỉ là ví dụ, không phải báo giá)

Đây là các khoảng rộng để bạn lên kế hoạch ngân sách. Không phải là cam kết, và chi phí thực tế phụ thuộc vào chi tiết của bạn và bảng giá hiện tại của nhà cung cấp.

Không nhà cung cấp nào có thể đảm bảo các kết quả như “không có rủi ro về thuế.” Điều bạn có thể làm là yêu cầu phạm vi công việc rõ ràng bằng văn bản: xác nhận những gì được bao gồm, những gì không được bao gồm, và việc nộp tờ khai theo tiểu bang cùng các chỉnh sửa được xử lý như thế nào.

Các dấu hiệu cần lưu ý khi payroll cho nhiều tiểu bang/làm việc từ xa

Hãy cẩn thận nếu nhà cung cấp mơ hồ về việc hỗ trợ nhiều tiểu bang. Làm việc từ xa có thể trở thành vấn đề tuân thủ rất nhanh nếu việc khấu trừ hoặc nộp tờ khai theo tiểu bang không được xử lý đúng.

Hãy để ý các dấu hiệu sau:

• Giá mơ hồ: “Chúng tôi lo tất cả” nhưng không liệt kê chi phí theo hạng mục cho việc nộp tờ khai nhiều tiểu bang, chỉnh sửa và hỗ trợ.
• Phí ẩn: các khoản phí không rõ ràng cho thiết lập, thêm tiểu bang, biểu mẫu thuế, hoặc thay đổi nơi làm việc/địa điểm của nhân viên.
• Không rõ ràng về việc nộp tờ khai thuế: không có câu nói rõ ràng họ làm gì cho việc đăng ký và nộp tờ khai theo tiểu bang.
• Hỗ trợ kém: thời gian chờ lâu hoặc không có đầu mối liên hệ rõ ràng khi có thay đổi.
• Ép bạn ký nhanh: các đề xuất làm bạn phải quyết gấp mà không đưa phạm vi bằng văn bản.

Trước khi bạn chọn nhà cung cấp, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm—đặc biệt là cách họ xác định khấu trừ theo tiểu bang khi nơi làm việc của nhân viên thay đổi, và quy trình của họ để sửa lỗi.

RunWise Pay ở đây để giúp bạn so sánh các nhà cung cấp, nhưng chúng tôi không phải là tư vấn và không cung cấp lời khuyên về payroll/kế toán/thuế/pháp lý.

RunWise Pay giúp gì (và chúng tôi không làm gì)

RunWise Pay là dịch vụ ghép nối MIỄN PHÍ kết nối các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Mỹ với các nhà cung cấp dịch vụ payroll có thể hỗ trợ nhu cầu payroll nhiều tiểu bang và làm việc từ xa.

Chúng tôi giúp bạn thu hẹp các lựa chọn để bạn có thể hỏi câu tốt hơn và so sánh phần được bao gồm. Bạn là người kiểm soát: bạn xem các báo giá/phạm vi của nhà cung cấp, xác nhận chi tiết bằng văn bản, và chọn người bạn muốn thuê.

Chúng tôi KHÔNG chạy payroll, không nộp thuế payroll, không chuẩn bị W-2/1099, và không cung cấp lời khuyên về kế toán/thuế/pháp lý. Với các câu hỏi về thuế và tuân thủ, hãy xác nhận chi tiết với nhà cung cấp payroll đủ chuyên môn và/hoặc kế toán.

Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy bắt đầu với services để tìm hiểu các dịch vụ payroll thường xử lý gì, sau đó dùng get matched khi bạn đã có danh sách tiểu bang và ước lượng quy mô đội ngũ.