Какие сроки по налогам на зарплату?
Сроки по налогам на зарплату — это даты, когда ваш бизнес должен отчитываться и перечислять налоги на заработную плату в федеральные и региональные (штатные) органы. Ниже — практичный чек-лист самых распространенных сроков, но правила могут отличаться, поэтому обязательно уточняйте даты и требования у квалифицированного провайдера по payroll или налогового специалиста.
Короткий ответ: что обычно входит в «сроки по налогам на зарплату»
Сроки по налогам на зарплату обычно делятся на две группы: (1) депозиты по налогам на зарплату (деньги, которые вы обязаны перечислить) и (2) налоговые отчеты по зарплате (отчеты, которые вы обязаны подать).
В США точные даты зависят от вашего графика выплат (еженедельно/раз в две недели/2 раза в месяц/ежемесячно), вашего федерального графика налоговых депозитов и вашего штата.
Так как сроки могут меняться, а штрафы зависят от времени, рассматривайте это как ориентир — не замену проверке актуальных правил IRS и вашего штата. Если вы пользуетесь payroll-провайдером, спросите, как они определяют ваш график депозитов и какие именно сроки они отслеживают.
Самые частые федеральные сроки по налогам на зарплату (простыми словами)
Вот как обычно устроен федеральный процесс для малого и среднего бизнеса.
1. Перечисляйте налоги на зарплату: если вы удерживаете налоги из зарплат сотрудников (например, федеральный подоходный налог и Social Security/Medicare) и также платите свою долю работодателя, то обычно вы должны перечислять их по графику, установленному IRS (часто это еженедельно, раз в две недели или ежемесячно).
2. Подавайте налоговые отчеты по зарплате: вы обязаны сдавать отчеты, в которых суммируются зарплаты и налоги. Для многих работодателей это включает ежеквартальный отчет Form 941.
3. Формы по итогам года: вы должны подготовить и подать формы для сотрудников и подрядчиков (обычно W-2 для сотрудников и 1099-NEC для некоторых подрядчиков). У них есть свои сроки.
Сроки зависят от года и способа подачи, поэтому всегда подтверждайте актуальные даты на сайтах IRS/штата или у payroll-сервиса, который занимается подачей.
Штатные сроки: не забудьте про штат
Большинство штатов требуют налоговые депозиты по payroll и/или отчеты, привязанные к зарплате, выплаченной в вашем штате. Некоторые штаты также устанавливают свои сроки для отчетности по выплате заработной платы.
Если у вас сотрудники в более чем одном штате — или вы недавно начали нанимать в новом штате — сроки и правила могут измениться.
Payroll-провайдер обычно может это вести, но все равно стоит проверить: спрашивайте, подают ли они и федеральные, и штатные отчеты по налогам на зарплату и отслеживают ли штатные сроки для ваших локаций.
Практичный чек-лист: как оставаться вовремя (и избежать штрафов)
Если вы настраиваете payroll впервые — или исправляете проблему в payroll — эти шаги помогут вам не пропускать сроки.
- Знайте свою частоту выплат (еженедельно, раз в две недели, 2 раза в месяц, ежемесячно). Именно график выплат часто определяет сроки депозитов.
- Подтвердите ваш федеральный график депозитов (график IRS определяет, когда депозиты должны быть внесены).
- Поставьте внутренний календарь, в который входят: каждый payday, дата внесения депозита и каждый дедлайн по подаче отчетов.
- Используйте payroll-провайдера (или сервис, который может провести выплаты и подать отчеты), чтобы сроки отслеживались автоматически.
- Дважды проверьте налоговые настройки (налоговые формы и правила удержаний у сотрудников). Небольшие ошибки при настройке могут привести к поздней подаче.
Стоимость различается. Многие payroll-сервисы берут базовую ежемесячную плату плюс плату за каждого сотрудника (иногда с разными тарифами для большего объема выплат или за дополнительные услуги). Типичные диапазоны для небольших команд — примерно $30–$100+ в месяц плюс $5–$15+ за сотрудника/месяц, но зависит от частоты выплат, сложности по штату и того, что входит в пакет. Это не котировки — подтвердите цены и состав услуг в письменном виде до подписания.
На что обратить внимание: тревожные сигналы при выборе, кто будет вести сроки
Сроки по налогам на payroll не прощают ошибок. Будьте внимательны, если провайдер (или любой другой подрядчик) неясно объясняет, как он будет вести депозиты и отчеты.
- Непонятные цены или нет четкой детализации, за что вы платите.
- Скрытые комиссии (за формы по итогам года, дополнительные штаты, специальную поддержку, исправления или исправленные (amended) подачи).
- Нет четкого процесса подачи налогов (например, нет подтверждения, что они подают все, что требуется, или как они исправляют ошибки).
- Плохая поддержка, когда вы пытаетесь решить вопрос со сроками.
- Давление подписать быстро, пока вы не проверили описанный в тексте объем работ.
Прежде чем переключаться или начинать payroll, запросите письменное резюме, которое четко указывает: что они делают для федеральных + штатных депозитов, какие отчеты они подают, как они обрабатывают формы по итогам года (W-2/1099) и что будет, если нужно что-то исправить. Подтвердите, что именно входит, в письменном виде.
Нужна помощь с подбором payroll-сервиса, который ведет сроки?
RunWise Pay — это БЕСПЛАТНЫЙ сервис подбора, а не payroll-провайдер. Мы связываем малые и средние компании в США (особенно новых иммигрантов и владельцев, для которых английский не родной) с payroll-сервисами, которые могут обрабатывать payroll-раунды, налоговые депозиты/подачи по payroll и отчетность по итогам года.
Если хотите, сообщите нам ваш штат, сколько людей вы оплачиваете, и предпочитаемый язык — и мы поможем сравнить варианты. Начните на Get matched.
Чтобы понять, как работает payroll и что в первую очередь стоит отдавать на аутсорсинг, смотрите Payroll services overview и наши guides с чек-листами по настройке и переключению.
Сроки по налогам на payroll — это даты, когда вы обязаны вносить депозиты и подавать отчеты по налогам на зарплату. Они отличаются в зависимости от вашего графика выплат, вашего графика депозитов и вашего штата — поэтому проверьте актуальные даты и подтвердите, что именно входит у провайдера, в письменном виде.