Ano ang W-4 form at paano ito pinupunan ng mga empleyado?

Mabilis na sagot: ano ang W-4 form

Ang W-4 (IRS Form W-4) ay nagsasabi sa employer ng empleyado kung gaano karaming federal income tax ang i-withhold mula sa kanilang mga sahod.

Kapag nagpatakbo ka ng payroll, ginagamit ng payroll provider (o ng payroll software, kung ikaw ang gumagawa nito) ang impormasyon sa W-4 para kalkulahin ang withholding. Dapat kompletohin ng empleyado ang isang W-4 kapag nagsimula sila sa trabaho at kapag nagbago ang kanilang sitwasyon.

Ang RunWise Pay ay LIBRE na matching service—hindi payroll provider—kaya hindi namin pinupunan ang W-4 para sa iyo o pinapatakbo ang payroll. Kung gusto mo ng taong gagawa ng payroll nang tama (kasama ang withholding), maaari mong gamitin ang get matched para ihambing ang mga opsyon.

Ano ang dapat gawin ng mga empleyado para punan ang W-4

Karamihan sa mga empleyado ay gumagamit ng IRS W-4 worksheet at ng mismong W-4 form para makapili ng withholding. Karaniwan mong makikita na ang mga instructions sa W-4 ay gagabay sa kanila sa mga tanong batay sa kanilang partikular na sitwasyon (halimbawa, may multiple jobs o nagtatrabahong asawa).

Bilang employer, ang pangunahing trabaho mo ay ibigay sa empleyado ang W-4 at kunin ito bago ang petsa na kailangan mo para sa payroll. Kung makatanggap ka ng W-4 na mukhang incomplete o hindi malinaw, ipagawa sa empleyado na ayusin ito imbes na hula-hula.

1. Bigyan ang empleyado ng blankong W-4 kapag nagsimula silang magtrabaho (o kapag sinabi mong i-update ito).
2. Hilingin sa kanila na sundin ang kasalukuyang IRS instructions at ilagay ang impormasyong pinili nila.
3. Kolektahin ang nakumpletong W-4 at siguraduhing mababasa mo ito (lalo na ang pangalan, address, at mga napiling options).
4. I-update ang payroll withholding gamit ang W-4 sa payroll system mo para sa applicable na pay period.

Dahil nagbabago ang mga rules, dapat umasa ang mga empleyado sa IRS W-4 instructions na natatanggap nila o nakikita sa IRS site.

Mga karaniwang sitwasyon sa W-4 (simple na paliwanag)

Maraming tanong sa W-4 ang idinisenyo para sa mga karaniwang “real life” na sitwasyon. Narito ang ilang halimbawa sa madaling araw-araw na salita:

• Multiple jobs: Kung may trabaho ang isang tao sa higit sa isang job, maaaring masyadong mababa ang total withholding. Tinutulungan ng W-4 na ayusin ang withholding sa iba’t ibang jobs.
• Nagtatrabahong mag-asawa: Kung pareho ang nagtatrabaho, puwedeng i-adjust ang withholding para mas tugma sa kabuuang buwis ng pamilya.
• Deductions at iba pang income: May ilang empleyado na puwedeng dagdagan o bawasan ang withholding batay sa inaasahang deductions o iba pang income.

Dapat piliin ng iyong empleyado ang mga option na tugma sa kanilang sitwasyon. Kung hindi sila sigurado, isaalang-alang nilang humingi ng tulong sa isang qualified tax professional. Ang gabay na ito ay general information, hindi tax advice.

Mga pagkakamaling nagdudulot ng problema sa withholding

Kahit maliliit na error ay puwedeng humantong sa under-withholding (surprise na tax bill) o over-withholding (mas maliit na sahod at mas malaking refund).

Bantayan ang mga red flag na ito:

• Malabo o kulang na entries: Ang incomplete na form ay puwedeng magpilit sa iyo na gumamit ng default withholding rules.
• Lumang assumptions: May ilang empleyado na gumagamit ng luma nang pag-iisip mula sa mas lumang W-4 versions. Siguraduhing ginagamit nila ang kasalukuyang W-4.
• Nakakalitong “allowances” na salita: Ang mga lumang payroll system ay gumagamit ng “allowances.” Gumagana nang iba ang kasalukuyang W-4, kaya huwag muling gamitin ang mga lumang settings.
• Late updates: Kung nagpalit ng trabaho ang empleyado o may pagbabago sa buhay, hikayatin silang i-update ang kanilang W-4 para manatiling tama ang withholding.

Kung gusto mong mabawasan ang mga error, tanungin ang isang payroll provider kung ano ang kanilang process sa pag-collect ng W-4s, pag-validate ng entries, at pag-apply ng mga pagbabago nang tama. I-confirm ang eksaktong steps na ginagamit nila.

Paano pinangangasiwaan ng payroll providers ang mga W-4 (at kung ano ang i-confirm)

Kapag tama ang setup ng payroll, dapat na nakakatulong ang W-4 sa awtomatikong kalkulasyon ng withholding sa bawat pay run. Ang isang magandang payroll service ay tutulong din para masigurong na-a-apply nang tama ang mga W-4 update sa tamang oras at naayos ang payroll tax filings nang maayos.

Iba-iba ang cost depende sa laki ng team, pay frequency, at kung ano ang kasama. Bilang general guide, maraming payroll provider ang naniningil ng monthly base fee plus per-employee fee (madalas ay nasa range na sampu-sampung dollars kada buwan para sa base, plus dagdag na per-employee costs, pero puwede itong mas mataas depende sa services at state). Ang mga range na ito ay hindi quotes.

Bago ka pumirma ng kahit ano, i-confirm kung ano ang kasama sa pamamagitan ng nakasulat na detalye. Magtanong tulad ng:

1. Suportado ba ang W-4 collection at updates, at paano ninyo hinihikayat ang mga empleyado na magsumite ng mga pagbabago?
2. Paano ninyo ina-apply ang mga W-4 changes (at may cutoff date ba para sa bawat pay period)?
3. Kinakalkula ba ng service ninyo ang federal at state withholding at ni-file ang mga payroll tax forms bilang bahagi ng service?
4. Anong support ang ibinibigay ninyo kapag may mukhang mali sa withholding?
5. May hidden fees ba (setup, corrections, extra filings, additional states, o off-cycle payroll runs)?

Iwasan ang mga red flags: malabo na pagpepresyo, hidden fees, walang malinaw na written scope ng services, pressure na pirmahan agad, o “trust us” approach nang walang malinaw na paglalarawan kung ano ang makukuha mo.

Humingi ng tulong kung bago ka sa US payroll (at gusto mong maasikaso)

Kung nagsisimula ka pa lang, ang mga W-4 ay isang bahagi lamang ng mas malaking payroll system: pay runs, tax withholding, pagbabayad ng empleyado sa pamamagitan ng direct deposit, at mga year-end forms tulad ng W-2s at 1099s (para sa mga eligible workers). May deadlines at detalye itong nag-iiba ayon sa state.

Ang RunWise Pay ay makakatulong sa iyo na ihambing ang mga payroll service option para sa negosyo mo—LIBRE para sa iyo. Inma-match namin ang maliliit at mid-size US businesses sa mga participating payroll providers, lalo na kapaki-pakinabang para sa mga bagong immigrant at mga hindi native English speakers na kailangan ng malinaw at gabay na proseso.

Para ma-match, gamitin ang get matched. Kinokolekta lang namin ang contact + business intent details (tulad ng pangalan ng negosyo, contact name, phone, optional email, kung ilang tao ang pinapasweldo mo, state, at preferred language). Hindi kami nangongolekta ng SSNs, EINs, bank account numbers, o employee records.

Para sa mas pangkalahatang gabay, tingnan ang guides at i-browse ang aming services.