什麼是 W-4 表？員工要怎麼填寫？

快速回答：什麼是 W-4 表

W-4（IRS 表格 W-4）會告訴您的員工的雇主：要從員工的薪資中預扣多少聯邦所得稅。

當您開始做薪資（跑薪），薪資服務商（或如果您自己手動處理薪資軟體）會使用 W-4 的資訊來計算預扣金額。員工在入職時應完成 W-4；只要情況有變，也應更新。

RunWise Pay 是一個「免費」的配對服務——不是薪資服務商——所以我們不會替您填 W-4，也不會替您跑薪資。如果您想找人把薪資正確處理好（包含預扣），您可以使用 get matched 比較選項。

員工填寫 W-4 應該做什麼

多數員工會使用 IRS 的 W-4 作業表（worksheet）與 W-4 表格來做預扣選擇。您通常會看到 W-4 的說明，會依照他們的實際情況（例如有多份工作或配偶也在工作）帶著他們回答問題。

身為雇主，您的主要工作是提供員工一份 W-4，並在您需要它用於薪資之前收回。如果您收到的 W-4 看起來不完整或不清楚，請讓員工更正，而不是自己猜。

1. 員工入職（或您告知要更新時）先給他空白的 W-4。
2. 請他依照目前的 IRS 說明填寫，並輸入他選擇的資訊。
3. 收回已完成的 W-4，並確認您看得懂（尤其是姓名、地址，以及選取的選項）。
4. 在您的薪資系統中，使用該 W-4 更新適用薪資期間的預扣設定。

因為規則可能會變，員工應依照他們收到或在 IRS 網站上看到的 IRS W-4 說明來辦理。

常見的 W-4 情況（用白話說）

許多 W-4 的問題是為了對應常見的「真實生活」情境。以下用日常語言舉幾個例子：

• 多份工作：如果有人同時做不只一份工作，總預扣金額可能會不足。W-4 有助於在不同工作之間協調預扣。
• 與配偶共同工作：如果夫妻雙方都在工作，可以調整預扣，讓家庭整體稅負更貼近實際。
• 抵扣額與其他收入：有些員工可以根據預期的抵扣額或其他收入，增加或減少預扣。

您的員工應選擇與他們情況相符的選項。如果他們不確定，應考慮向合格的稅務專業人士尋求協助。這份指南是一般資訊，不是稅務建議。

會造成預扣問題的常見錯誤

即使是小小的錯誤，也可能導致預扣不足（變成一張意外的稅單），或預扣過多（薪水變少，退款卻更大）。

留意以下這些警訊：

• 填寫不明確或缺漏：不完整的表格可能會迫使您採用預設的預扣規則。
• 舊觀念：有些員工使用了來自較舊版本 W-4 的過時想法。請確定他們使用的是最新的 W-4。
• 令人混淆的「允許（allowances）」用語：較舊的薪資系統曾使用「allowances」。目前的 W-4 運作方式不同，所以不要沿用舊設定。
• 更新太晚：如果員工換工作，或遇到生活變動，請鼓勵他更新 W-4，確保預扣仍然正確。

如果您想降低錯誤，請詢問薪資服務商：他們收集 W-4、驗證填寫內容，以及正確套用變更的流程是什麼。確認他們實際使用的確切步驟。

薪資服務商如何處理 W-4（以及您要確認什麼）

當薪資設定正確時，W-4 應該能在每次跑薪時自動帶入預扣計算。一個好的薪資服務也會協助確保 W-4 的更新在正確的時間被套用，並妥善處理薪資稅的申報。

費用會隨團隊規模、發薪頻率，以及包含哪些項目而不同。就一般情況而言，許多薪資服務商會收取每月的基本費，再加上每位員工的費用（通常大約是每月數十美元，再加上其他「每位員工」的額外費用；但視服務內容與州別而可能更高）。這些範圍不是報價。

在您簽任何文件之前，請先確認書面上包含哪些內容。您可以問像是：

1. 您們是否支援收集與更新 W-4？又會如何提醒/促使員工提交變更？
2. 您們如何套用 W-4 的變更（以及每個薪資期間是否有截止日）？
3. 您們的服務是否會計算聯邦與州的預扣，並在服務中代為申報薪資稅表？
4. 當預扣看起來不對時，您們提供什麼支援？
5. 是否有任何隱藏費用（例如：設定費、更正費、額外申報、額外州別，或非例行的離線跑薪）？

避免的警訊：定價不明確、隱藏費用、沒有清楚的服務範圍書面說明、催您快速簽約，或用「相信我們」的方式但卻沒有清楚說明您會拿到什麼。

如果您是美國薪資新手（而且希望有人幫您處理）

如果您剛開始做薪資，W-4 只是整體薪資系統的一部分：包含跑薪（pay runs）、稅款預扣、使用匯款轉帳（direct deposit）給員工的薪資，以及像 W-2 與 1099 這類年度表單（適用的工作者）。這些步驟都有截止期限，而且會因州而不同。

RunWise Pay 可以幫您比較適合您公司的薪資服務選項——對您而言是免費。我們把小型到中型的美國企業配對給有參與的薪資服務商，特別適合新移民與非母語英語使用者：他們需要清楚、有人帶著走的流程。

要進行配對，請使用 get matched。我們只收集聯絡方式與商業意向資料（例如：公司名稱、聯絡人姓名、電話、可選的電子郵件、您要付薪的人數、州別，以及偏好的語言）。我們不會收集 SSN、EIN、銀行帳號，或員工紀錄。

想看更一般的指引，請參考 guides 並瀏覽我們的 services。