Checklist para sa unang payroll run

Kasama sa “Checklist para sa Unang Payroll Run” na ito

Ang libreng downloadable checklist na ito ay gumagabay sa mga pangunahing hakbang bago ang unang payroll run mo sa US—para hindi ka hulaan kung ano ang kailangan mo at kung ano ang dapat ma-set up muna.

Para ito sa mga small-business owner, kabilang ang mga owner na bago pa lang sa US payroll. Makikita mo ang mga praktikal na gabay sa tiyempo ng payroll, employee forms, at kung anong impormasyon ang karaniwang kailangan ng payroll services para makalkula at maiproseso nang tama ang pagbabayad sa empleyado.

Dahil nag-iiba ang mga alituntunin ayon sa state at puwedeng magbago ang mga ito, ito ay general guidance—hindi payroll, tax, o legal advice. Dapat mong i-confirm ang mga detalye at deadline sa isang kuwalipikadong payroll provider, accountant, o tax professional, at siguraduhing i-verify mo mismo ang kasalukuyang IRS/state requirements.

Sino ang tutulungan (at kailan mo ito dapat gamitin)

Gamitin ang checklist na ito kung:

• Unang beses mo magpatakbo ng payroll sa US
• Unang beses mo mag-set up ng payroll para sa bagong negosyo
• Lumilipat ka ng payroll provider at gusto mo ng malinis na “bago tayo mag-run” step list
• May delays o nalilito ka sa pay dates, tax filings, o pag-onboard ng empleyado

Kung ganito ang sitwasyon mo—lalo na kung nagpa-payroll ka habang natututo ka pa ng bagong system—dinisenyo ang checklist na ito para mabawasan ang stress sa pamamagitan ng pagpapakita kung ano ang dapat paghahandaan.

Tip: Kung hindi ka sigurado kung ready ka na bang mag-run ng payroll, sundan ang checklist nang sunod-sunod at huminto para i-confirm ang anumang pangangailangan na sinabi ng payroll provider mo na kailangan pa nila.

Paano gamitin ang checklist (simple, step-by-step)

1. I-download ang libreng PDF at i-skim ito nang isang beses mula simula hanggang dulo para malaman mo kung anong mga seksyon ang darating.
2. Magsimula sa pay schedule (pay frequency at pay date) at isulat ang target mong petsa ng payroll run.
3. I-check ang mga item para sa employee onboarding (halimbawa, employee forms) at tiyaking natapos ang mga ito bago ang unang run mo.
4. I-confirm ang mga kailangan sa employer account setup (federal at state payroll tax registrations/accounts) at kung hahawak ba ng provider mo ang filings.
5. Ipunin ang mga payroll inputs na gagamitin mo bawat pay period (halimbawa, hours/time records at pay rates) at i-confirm kung paano mo sila ibibigay.

Bago ka pumirma kahit ano sa provider, siguraduhing i-confirm mo—ideal na nakasulat—kung ano ang kasama sa service nila (pay runs, tax filings, year-end forms, direct deposit support, at support kapag may mga tanong).

Kung gusto mo ng tulong sa paghahanap ng mga provider na makakatulong sa sitwasyon mo, magsimula sa get matched.

Karaniwang inaasahang gastos (kung ano ang posibleng babayaran mo sa payroll)

Nag-iiba ang gastos sa payroll depende sa laki ng team mo, gaano kadalas ang pagbayad (weekly/biweekly/monthly), ang state mo, at kung anong mga gawain ang kasama (halimbawa, tax filing, direct deposit, at year-end reporting).

Bilang general guidance, maraming small business ang nakakakita ng monthly at/o per-employee pricing. Karaniwang ranges ay humigit-kumulang:

• Mga $30–$80 kada buwan para sa napakaliit na teams, kasama ang per-employee fee
• Mga $40–$150+ kada buwan para sa mas malalaki o mas komplikadong setup, kasama ang per-employee fee
• Mas mataas ang gastos kung kailangan mo ng karagdagang services (halimbawa, support para sa maraming state, mas maraming pay types, o espesyal na reporting)

Ang mga ranges na ito ay hindi quotes, at nag-iiba ang presyo. Iwasan ang mga provider na hindi malinaw na ipapaliwanag ang mga bayarin. Magandang rule: humingi ng nakasulat na listahan kung ano ang binabayaran mo, anumang per-employee charges, at anumang dagdag na gastos para sa support, pagbabago, o off-cycle runs.

Mga terminong makikita mo sa payroll (mabilis at madaling paliwanag)

Ginagamit ng checklist na ito ang mga karaniwang terminong payroll sa US. Narito ang ilan sa simple lang:

• Payroll run: Ang proseso kung saan kinakalkula ang gross pay, nailalapat ang payroll deductions, binabayaran ang mga empleyado (madalas sa pamamagitan ng direct deposit), at hinahawakan ang mga responsibilidad sa payroll tax.
• Payroll taxes: Pera na ini-withhold at/o dapat bayaran sa mga government agencies batay sa wages (nag-iiba ang mga patakaran sa federal at state).
• Mga form na W-2 at 1099: Mga year-end tax forms. Ang W-2 ay karaniwang para sa mga empleyado; ang 1099 ay madalas para sa mga independent contractors. Maaaring mag-iba ang eksaktong sitwasyon mo.

Ang RunWise Pay ay isang libreng matching service—hindi payroll provider. Ibig sabihin, hindi namin pinapatakbo ang payroll o kami mismo ang nagfa-file ng payroll taxes. Kung may mga tanong ka tungkol sa specific na tax situation mo, i-confirm ang mga detalye sa isang kuwalipikadong professional.

Bago ka mag-run: i-confirm ang requirements at iwasan ang mga red flags

Ang unang payroll run ay puwedeng magmukhang urgent, pero sulit na dahan-dahanin para maiwasan ang magastos na problema (tulad ng late payments, maling deductions, o nawawalang forms).

Bago ang unang run mo, i-confirm ang mga basic na ito sa payroll provider mo (at magtago ng notes):

• Ano ang hahandaan nila (pay runs, payroll tax calculations, tax filings, year-end forms)
• Ano ang kailangan mong ibigay (time inputs, pay rates, employee information)
• Ano ang mangyayari kapag may na-late o nawawala
• Paano gumagana ang support kapag may mga tanong ka

Mga payroll red flags na bantayan:

• Malabo ang pricing o “depende” nang walang nakasulat na breakdown
• Hidden fees o hindi malinaw na per-employee charges
• Walang malinaw na paliwanag kung kasama ba ang tax filings
• Mahina ang support o mabagal ang response time
• May pressure na pumirma nang mabilis nang hindi muna nire-review ang kasama

Para sa mas maraming guidance, i-browse ang aming guides at tingnan ang mga opsyon ng provider sa pamamagitan ng services.