Paano ako magsasubmit ng mga W-2 para sa mga empleyado ko?

Unang unahin: ano’ng karaniwang kasama sa “pagfa-file ng W-2s”

Ang pagfa-file ng W-2 ay kadalasang may dalawang bahagi: (1) pagpi-print o paghahatid ng mga W-2 form sa iyong mga empleyado, at (2) pagsusumite ng impormasyon ng W-2 sa IRS (at posibleng sa iyong estado) bago ang deadline.

Kadalasan, ginagawa ito ng karamihan sa maliliit at mid-size na negosyo sa pamamagitan ng payroll service. Kaya ng payroll service na kalkulahin ang mga sahod at withholding mula sa payroll runs mo, gumawa ng mga W-2 form, i-file ang kinakailangan, at tumulong sa mga pagwawasto kapag kinakailangan.

Mahalaga: Ang RunWise Pay ay isang FREE matching service. Hindi kami tumatakbo ng payroll, hindi kami nagfa-file ng W-2s, at hindi rin kami nagbibigay ng tax advice. Para sa mga detalye tungkol sa sitwasyon mo, kumpirmahin ang mga requirement sa isang kwalipikadong payroll provider, accountant, o tax professional—at tingnan ang kasalukuyang mga tuntunin at deadline ng IRS/estado.

Ang praktikal na proseso ng W-2 (step by step)

1. Ipunin ang mga payroll records sa katapusan ng taon mula sa iyong payroll system (o mula sa iyong accountant/bookkeeper kung kailangan).

2. Siguraduhing tama ang pag-enter ng bawat payroll run para sa taon (kasama ang pay frequency, pay types tulad ng wages/bonuses, at anumang kinakailangang withholding).

3. Hilingin sa iyong payroll service (o provider) na gumawa ng mga W-2 form para sa bawat empleyado. Dapat ipakita ng mga form na ito ang tamang wage amounts at federal/state/local withholding.

4. I-review ang mga W-2 bago sila ma-finalize. Suriin ang mga pangalan, address, at totals ng empleyado—kahit maliliit na typo puwedeng magdulot ng problema.

5. I-deliver ang mga kopya para sa empleyado sa tamang petsa, kadalasan bago ang Enero para sa nakaraang tax year.

6. I-file ang employer copy sa IRS (madalas elektroniko). Maaaring kailanganin din ng iyong estado ang hiwalay na pagfa-file—nag-iiba ang mga rules ayon sa estado.

Kung unang beses mo itong gagawin, huwag hulaan—tanungin ang payroll service kung ano ang kasama nila sa paggawa at pagfa-file ng W-2, at kumpirmahin ito nang nakasulat.

Deadlines at mga karaniwang “gotchas”

Puwedeng magbago ang deadlines, at nag-iiba ito depende kung electronic ang pagfa-file at depende sa IRS/estado na requirements. Para sa pinakamapanahong mga petsa, kumpirmahin nang direkta sa IRS at sa iyong estado.

Karaniwang isyu na nagdudulot ng pagkaantala o mga pagwawasto ay:

• Nawawalang payroll runs o late na payroll runs para sa taon
• Maling employee addresses o legal names
• Mali ang classification ng workers (employee vs. contractor)
• Mga pagbabayad na hindi kasabay ng regular na payroll (off-cycle) o retroactive pay na hindi na-enter nang tama
• Nakalimutang i-report ang state/local W-2 requirements (kung kailangan ng iyong estado)

Kung kailangan mong mag-correct ng W-2 pagkatapos, puwedeng maging mahigpit ang proseso at deadlines. Sulit na magkaroon ng payroll provider na humahawak ng W-2 corrections—pero siguraduhing kumpirmahin kung ano ang sakop nila at kung ano ang uri ng support.

Magkano kadalas ang gastos sa pagfa-file ng W-2?

Depende ang gastos sa laki ng team mo, pay frequency, kung ilang estado ang pinapasahuran mo, at kung ano ang kasama sa provider (halimbawa: W-2 processing, filing, corrections, at employee access sa mga pay documents).

Bilang general guide, maraming payroll providers ang may buwanang base fee plus per-employee fee. Para sa W-2 year-end work, may ilang provider na isinasama ito sa kanilang plan, habang ang iba ay maaaring i-price ito bilang bahagi ng overall payroll service. Kung nagbaba ng option, humingi ng kumpletong breakdown ng buwanang gastos at anumang year-end charges.

Ang mga ranges na ito ay hindi quote. Kumuha ng nakasulat na quote o nakasulat na scope of work bago ka lumipat ng provider. Mag-ingat lalo sa pricing na hindi malinaw—lalo na kung may mukhang “mura” pero hindi transparent kung paano nila hinahawakan ang year-end filings.

Tulong sa W-2: pagpili ng payroll provider (mga red flags na iwasan)

Kung nagma-match ka sa payroll service sa pamamagitan ng RunWise Pay, ikaw ang may kontrol. Inihahambing mo ang mga option, kinukumpirma kung ano ang kasama, at ikaw ang pipili kung sino ang kukunin.

Mga red flags na dapat bantayan kapag may nag-aalok ng W-2 handling:

• Hindi malinaw ang presyo (“tingnan natin kung magkano ang gastos”) pero walang malinaw na year-end scope
• May hidden fees para sa W-2 printing, employee delivery, o corrections
• Walang malinaw na tax/W-2 filing support o “hindi namin puwedeng i-guarantee” ang pagiging responsive
• Mahina ang customer support (lalo na sa year-end kung kailangan mo ng mabilis na sagot)
• Pinipilit na pirmahan agad nang walang nakasulat na listahan ng gagawin nila

Bago ka pumirma, humingi ng nakasulat na checklist na sumasaklaw sa:

• Paggawa ng W-2 form at paraan ng paghahatid sa empleyado
• Paraan ng IRS filing (at kung elektroniko)
• Kung hinahawakan nila ang state/local W-2 filing
• Ano ang mangyayari kung mali ang impormasyon ng empleyado
• W-2 corrections: paano nila ito hahawakan at kung may dagdag na cost

Kumpirmahin din na kaya nilang gumana sa kasalukuyan mong payroll setup at pay history. Nag-iiba ang rules at timelines ayon sa estado at puwede pang magbago—kaya siguraduhing ginagamit mo ang pinakahuling requirements.

Kung bago ka sa US payroll: sino ang gumagawa ng ano?

Kadalasan, ang payroll service ang tumatakbo ng iyong pay calculations at gumagawa ng year-end documents gaya ng W-2s base sa payroll activity mo.

Ang accountant o tax professional kadalasan ang tumutulong sa mas malawak na tax planning, bookkeeping, o mga tanong na specific sa negosyo mo. Maaari rin silang magbigay ng payo tungkol sa classification issues at recordkeeping.

Ang RunWise Pay ay hindi tax advisor at hindi rin payroll provider. Ang role namin ay i-connect ka sa payroll services na kayang humawak ng payroll processing at W-2s. Kung gusto mong i-explore ang mga option, magsimula sa services para malaman kung ano ang karaniwang kasama ng payroll providers, pagkatapos ay gamitin ang RunWise Pay (libre para sa’yo) para ma-match batay sa iyong estado, laki ng team, at preferred language.