Kijan pou mwen ranpli fòm W-2 pou anplwaye mwen yo?

Premye bagay: kisa “ranpli W-2 yo” anjeneral gen ladan l

Ranpli W-2 yo anjeneral gen de pati: (1) enprime oswa remèt fòm W-2 yo bay anplwaye w yo, epi (2) voye enfòmasyon W-2 yo bay IRS (epi petèt eta w) nan dat limit la.

Pifò ti ak mwayen biznis fè sa atravè yon sèvis payroll. Yon sèvis payroll ka kalkile salè yo ak sa yo kenbe nan payroll ou a, jenere fòm W-2 yo, ranpli sa ki nesesè, epi ede ak koreksyon si sa vin nesesè.

Enpòtan: RunWise Pay se yon sèvis KORESPONDANS GRATIS. Nou pa kouri payroll, nou pa ranpli W-2 yo, ni nou pa bay konsèy taks. Pou detay ki depann sitiyasyon pa w, verifye detay yo avèk yon founisè payroll ki kalifye, yon kontab, oswa yon pwofesyonèl taks—epi tcheke règ aktyèl IRS/eta yo ak dat limit yo.

Pwosesis W-2 la an pratik (etap pa etap)

1. Rasanble dosye payroll nan fen ane a soti nan sistèm payroll ou (oswa kontab/bookkeeper ou si sa nesesè).

2. Asire w chak payroll ou te fè pandan ane a antre kòrèkteman (sa gen ladan frekans peman, kalite peman tankou salè/bonis, ak nenpòt withholding ki nesesè).

3. Mande sèvis payroll ou (oswa founisè a) pou pwodui fòm W-2 yo pou chak anplwaye. Fòm sa yo dwe reflete bon montan salè yo ak withholding federal/eta/lokal yo.

4. Revize W-2 yo pou asire yo kòrèk anvan ou finalize yo. Tcheke non anplwaye yo, adrès yo, ak total yo—ti erè nan ekriti ka kreye gwo tèt chaje.

5. Remèt kopi pou anplwaye yo nan dat ki egzije a, anjeneral pa mwa janvye pou ane taks anvan an.

6. Ranpli kopi patwon an ak IRS (souvan elektwonikman). Eta w la ka mande tou pou ranpli separe—règ yo varye selon eta a.

Si se premye fwa w ap fè sa, pa devine—mande yon sèvis payroll sa li gen ladan l pou jenere ak ranpli W-2 yo, epi konfime sa alekri.

Dat limit yo ak “bagay ki souvan konn bay pwoblèm”

Dat limit yo ka chanje, epi yo varye selon si w ranpli elektwonikman ak selon kondisyon IRS/eta yo. Pou jwenn dat ki pi ajou yo, konfime dirèkteman ak IRS ak eta pa w.

Pwoblèm komen ki retade oswa ki ka kreye koreksyon yo enkli:

• Payroll ki manke oswa ki fèt an reta pou ane a
• Adrès anplwaye yo oswa non legal yo mal
• Klasifikasyon travayè yo mal (anplwaye vs kontraktè)
• Peman ki pa nan ritm nòmal (off-cycle) oswa peman retroaktive ki pa antre kòrèkteman
• Oubliye kondisyon rapò W-2 pou eta/lokal (si eta w mande sa)

Si ou bezwen fè koreksyon sou yon W-2 apre sa, pwosesis la ak dat limit yo ka byen strik. Yon founisè payroll ki okipe koreksyon W-2 ka vo li—jis konfime sa yo kouvri ak ki jan sipò yo ye.

Konbyen ranpli W-2 yo anjeneral koute?

Pri a depann de kantite moun ou genyen, konbyen fwa ou peye, konbyen eta ou peye nan, ak sa founisè a gen ladan (pa egzanp: pwosesis W-2, ranpli, koreksyon, ak aksè anplwaye yo pou dokiman peman).

Kòm yon gid jeneral, anpil founisè payroll pran yon frè baz pa mwa ansanm ak yon frè pa anplwaye. Pou travay fen ane W-2, kèk founisè mete l nan plan yo, pandan lòt yo ka prix li kòm pati nan sèvis payroll la an jeneral. Si w ap konpare opsyon, mande pou yon dekonpozisyon konplè sou pri pa mwa yo ak nenpòt frè fen ane.

Gwoup pri sa yo se pa quotes. Jwenn yon quote alekri oswa yon “scope of work” alekri anvan ou chanje founisè. Fè anpil atansyon ak pri ki pa klè—espesyalman sa ki son “bon mache” men ki pa transparan sou ranpli fen ane yo.

W-2: èd pou chwazi yon founisè payroll (bagay pou evite kòm drapo wouj)

Si w ap chèche korespondans ak yon sèvis payroll atravè RunWise Pay, ou rete an kontwòl. Ou konpare opsyon yo, ou konfime sa ki enkli, epi ou chwazi moun ou pral anboche.

Drape wouj pou gade lè yon moun ofri okipe W-2:

• Pri ki pa klè (“n ap wè sa li koute”) san okenn scope klè pou fen ane a
• Frè kache pou enprime W-2, remèt anplwaye yo, oswa koreksyon
• Pa gen sipò klè pou ranpli taks/W-2 oswa “nou pa ka garanti” repons rapid
• Move sèvis kliyan (espesyalman bò kote fen ane lè w bezwen repons rapid)
• Presyon pou w siyen vit san yon lis alekri de sa y ap fè

Anvan ou siyen, mande pou yo ba ou yon checklist alekri ki kouvri:

• Kreasyon fòm W-2 yo ak fason yo remèt anplwaye yo
• Metòd ranpli IRS (epi si li elektwonik)
• Si yo okipe ranpli W-2 eta/lokal
• Ki sa k ap pase si enfòmasyon yon anplwaye mal
• Koreksyon W-2: ki jan yo okipe yo ak nenpòt frè adisyonèl

Epitou, konfime yo ka travay ak sistèm payroll ou deja genyen an ak istwa peman ou. Règ yo ak delè yo varye selon eta a, epi yo ka chanje—donk asire w ou sèvi ak kondisyon ki pi resan yo.

Si ou fèk apwoche payroll Ozetazini: kiyès k ap fè sa?

Yon sèvis payroll nòmalman kouri kalkil peman ou yo epi li pwodui dokiman fen ane yo tankou W-2 yo selon aktivite payroll ou.

Yon kontab oswa pwofesyonèl taks anjeneral ede ak planifikasyon taks ki pi laj, bookkeeping, oswa kesyon ki spesifik pou biznis ou. Yo ka bay konsèy tou sou pwoblèm klasifikasyon ak kenbe dosye.

RunWise Pay pa yon konseye taks e li pa yon founisè payroll. Wòl nou se konekte ou ak sèvis payroll ki ka okipe pwosesis payroll la ak W-2 yo. Si ou vle eksplore opsyon yo, kòmanse nan services pou w wè sa founisè payroll yo konn gen ladan, epi apre sa itilize RunWise Pay (gratis pou ou) pou w jwenn korespondans selon eta w, gwosè ekip ou, ak lang ou prefere.