遠端員工要怎麼做薪資（Payroll）？

快速答案：跑遠端薪資最簡單的方法

大多數小型到中型企業會用兩種方式之一：（1）使用薪資軟體，並做好細緻的稅務設定；或（2）外包給薪資服務（Payroll service）。由薪資服務負責計算工資、進行付薪流程（pay runs），並申報薪資稅以及年終表格。

對遠端團隊來說——尤其是員工住在不同州——外包往往更簡單，因為各州規則可能不同。薪資提供商也應協助你掌握存款（deposits）、申報（filings）、以及年終文件，例如 W-2 和 1099。

RunWise Pay 是一個免費配對服務，會把你的公司與參與的薪資服務提供商連結起來。我們不會替你跑薪資、不會申報稅務，也不提供薪資/會計/稅務/法律建議。

如果你是第一次做美國薪資，先專注問一個問題：「每位員工實際住在哪裡、在哪裡工作？」這個地點通常會決定適用哪些州的薪資稅。

一步一步：為遠端員工設置薪資（從這裡開始）

1. 確認每位員工居住在哪個州（以及若適用，他們實際工作在哪裡）。薪資稅規則通常會跟著員工的工作地點。

2. 從你的團隊收集薪資基本資料：
- 薪資發放頻率（每週/雙週/半月/每月）
- 薪資類型（按時計時 vs 固定月薪/年薪）
- 時間/出勤方式（填工時表、提交工時，或設定固定薪資）
- 任何扣款（例如福利、扣押、或經授權的扣款——前提是你的薪資設定可以處理這些項目）

3. 選擇你要怎麼跑薪資：
- 自行使用軟體（你負責稅務設定與付薪流程）
- 薪資服務（他們會執行付薪流程並處理稅務申報與合規工作）

4. 視情況再向合格專業人士確認年終申報需求（W-2 vs 1099）。員工類型（worker classification）分錯可能造成嚴重問題。

5. 在第一次正式發薪日前先做一次測試付薪（test pay run）或檢查，確認合計金額、扣款、以及入帳看起來都正確。

遠端員工與州稅：你要注意什麼

當遠端員工住在多個州時，遠端薪資常會變得比較複雜。每個州對薪資稅、公司/雇主登記，以及申報要求可能都不一樣。

詢問你的薪資提供商（或檢查你的薪資軟體設定），釐清以下重點：
- 他們會為哪些州（或哪些州別）計算與申報
- 他們如何驗證員工的工作地點
- 員工搬到其他州時，他們要怎麼處理變更

如果你是自己在設定薪資，你需要在正確的地點完成登記與申報，並符合每個州的截止期限。這些規則可能會變動，所以請用可靠來源與/或合格專業人士確認目前的要求。

薪資服務通常會做什麼（讓你知道「算是完成」的意思）

好的薪資提供商應該能把你的薪資流程從頭到尾處理：包含計算總薪資（gross pay）、依稅務規則代扣（withholding），以及產出薪資存根（paystubs）。他們也應協助安排直接匯款（direct deposit），確保員工依排定時間領到薪水。

此外，他們通常也會負責薪資稅的申報與繳款，並協助年終表格，例如：
- 員工的 W-2s
- 在適用時，特定非員工付款（例如承攬/獨立承包商）的 1099s

因為服務內容會有差異，不要想當然。你在簽任何文件前，請先確認書面中包含哪些項目。確保內容清楚涵蓋遠端薪資、州稅處理、付薪頻率、年終處理，以及支援（support）。

合理的費用預期（不是報價）+ 需要避免的警訊

薪資費用主要會因你的員工人數、發薪頻率，以及包含的內容而不同（例如直接匯款、工時整合、稅務申報支援、年終表格、以及客服支援）。作為粗略參考，許多小型企業會看到每月定價：通常包含基本費用 + 每位員工費用；常見可能落在每月幾十美元到幾百美元左右。不過你的實際費用可能因你的設定與州的要求而更高或更低。

為了避免帳單出現意外，留意以下警訊：
- 價格說得模糊，或「之後我們再想辦法」這種說法
- 隱藏費用（例如設定費、每次付薪的費用、或針對申報/支援的額外收費）
- 對遠端員工的州稅處理沒有清楚說明
- 支援流程不好（回覆慢、服務時段有限）
- 未經書面明細就催你快速簽約

如果你在比較方案，請要求提供「書面版」費用與責任摘要。務必確認書面中包含哪些項目——尤其是遠端/州稅處理、直接匯款、以及年終表格。

配對到正確的提供商（對你免費）

如果你想外包遠端薪資，最快的開始方式是先取得配對。RunWise Pay 是免費配對服務——不是薪資提供商——因此你可以在不由我們接手你的薪資的前提下，比較各種選項。

我們只會詢問聯絡方式與商業意圖的資訊（例如你的公司名稱、你的州、你要付薪的人數、以及你希望的語言）。我們不會收集 SSNs、EINs、銀行帳戶號碼或員工個人記錄。

1. 告訴我們你的員工在哪裡（至少是州別）以及你的團隊大約人數
2. 分享你多久付一次薪水（每週/雙週/等）以及你是從零開始還是要換供應商
3. 審視各家提供商選項，並在聘用任何人之前確認書面中包含的內容

如果你希望先學習再決定，先從我們的guides開始；當你準備好要比較提供商時，再使用get matched。