Payroll service pricing and fees

How payroll service pricing usually works (the direct answer)

大多數薪資服務供應商常見的計價方式有幾種：每月的基本費、每位員工的費用（通常會跟你需要代薪的人數有關），以及對像是年終 W-2/1099 或特定合規工作等「加購項目」收取額外費用。

如果你在比較供應商，看到的最低「標題價」可能會誤導你，因為它未必包含稅務申報、年終表單或支援服務。最好的做法是向對方索取一份「書面價格明細」，把包含的內容逐項列清楚。

RunWise Pay 是免費配對服務（不是薪資供應商）。我們幫你和供應商連線，讓你能針對你的情況確認實際費用——然後由你自己掌握是否要做決定。

• 費用會依團隊規模、薪資發放頻率（每週/雙週/每半月/月）、你的州別，以及你的需求（直接匯款、年終表單、稅務申報、支援）而不同。以下費用區間僅供參考，不是報價。

Typical fee ranges you may see (with what drives the cost)

你常會看到類似以下的組合：

1. 每月基本費（用於平台使用與基本薪資處理）。
2. 每個薪資期間每位被發薪的人員的每位員工費。
3. 可能的加購項目（例如年終 W-2/1099 處理、申報支援，或特別報表/彙報）。

小型企業的典型「每月總價」區間，往往大約落在：
- 多數雇主：每月約 $40–$150，外加每位員工每月（或每次發薪）約 $3–$10+（依薪資發放頻率與包含內容而定）。
- 如果你有需要 1099 的承包商，或你需要更多年終支援，你可能會看到額外的年度收費或按文件/表單計價的費用。

有些供應商也會根據薪資發放頻率用不同方式計價。發放越頻繁，處理的複雜度可能越高，即使你的團隊人數一樣。此外，各州規定與申報要求也會影響「包含哪些內容」。

• 區間僅供參考——請向對方索取一份能對應你薪資排程、以及你的員工/承包商組合的書面費用表。

What’s usually included vs what may cost extra

為了避免意外，簽約前請用書面確認「包含哪些內容」。很多所謂「全包（all-in）」方案包含核心薪資服務，但加購項目差異可能非常大。

常見通常會包含的項目（仍請確認）：
- 執行每次發薪並計算從總薪資到實領薪資（gross-to-net）
- 以直接匯款（direct deposit）支付員工
- 基本的薪資稅（payroll tax）計算
- 申報薪資稅表單（或至少協助準備；不同方案可能不同）
- 年終 W-2 處理，且有時也包含 1099 的指引（guidance）

可能需要額外付費的項目（常見例子）：
- 承包商的 1099 表單（特別是你有很多承包商時）
- 額外的年終服務、修正（corrections）或重印（reprints）
- 非例行（off-cycle）的支票，或特別的「緊急」調整
- 進階支援方案（電話支援、即時協助、專人服務）
- 部分報表匯出、整合（integrations），或額外的地點

如果你是第一次處理美國薪資：像「薪資稅（payroll taxes）」與「W-2/1099」這類用語可能會讓人覺得困惑。好的供應商應該清楚說明：哪些是他們會處理、哪些是你仍需自行提供——不要用術語讓你難以判斷。

• 警訊（Red flag）：價格沒有清楚寫明他們是「幫你申報稅款」還是「只負責準備」——請要求對方提供精確文字。

Red flags when shopping for payroll pricing

如果價格便宜但附帶隱藏成本或責任不清，那就不值得。留意以下常見警訊：

• 定價不透明：用「starting at」這種字眼，但沒有清楚拆解基本費、每位員工費與加購項目。
• 隱藏費用：例如稅務申報、年終表單、支援、發薪變更（changes to payroll runs），或未在前面提到的遲延修正（late corrections）。
• 稅務申報不清楚：你找不到清楚的書面確認，說薪資稅申報是包含在服務裡。
• 支援很弱：你需要修正錯誤或詢問期限問題時，回覆延遲很嚴重。
• 催促你快簽：在你看不到書面價格摘要與包含內容之前就急著推你簽約。

在選擇前，請要求一份書面的報價或費用摘要，至少包含：你的每月基本費、每位員工成本、你預期的薪資發放頻率，以及你需要的精確加購項目。把那份文件保留在你的紀錄中。

• 也請確認終止/取消條款，以及如果你正在換供應商，是否有任何設置或移轉（migration）費用。

A practical 10-minute checklist before you compare quotes

在你跟供應商談判價時，用這份 10 分鐘清單——尤其如果你是第一次處理薪資：

1. 詢問價格包含哪些稅務申報內容，以及他們是否會完成聯邦與州別義務所需的申報。
2. 確認 W-2 與 1099 的處理方式：是否包含在內？以及「包含」到底算什麼（準備 vs. 申報 vs. 寄送/交付）？
3. 提供你的薪資發放頻率（每週/雙週/每半月/月），讓估價能對應你的實際狀況。
4. 告訴他們你要支付多少人，以及除了員工之外你是否也有承包商（1099）。
5. 詢問若要變更該怎麼處理：例如需要非例行發薪（off-cycle run）、需要更正（correction），或期限後才更新工時（hours）時會怎樣？
6. 取得完整的費用拆解（fee breakdown）並用書面呈現，包括任何年度收費。
7. 確認支援選項，以及在遇到緊急薪資或期限問題時，通常多久會回覆。

如果你願意，你也可以先用 Get matched 搭配 RunWise Pay（對你的公司是免費的）。分享你的商業意圖與基本資訊，讓供應商能回覆符合你情況的定價。

• 提醒：簽約前請用書面確認哪些內容包含在方案內——費用區間不是報價。

How RunWise Pay helps with pricing (without running payroll)

RunWise Pay 是免費配對服務。我們把美國的小型到中型企業，依照你的需求、州別，以及你偏好的語言，配對到薪資服務供應商。

我們不代跑薪資、不申報稅款，也不提供稅務/會計/法律建議。這代表你仍要直接跟供應商確認細節——特別是期限、州別特定要求，以及包含哪些內容。

如果你正在考慮是否外包薪資、第一次設置薪資、要更換供應商，或需要解決薪資問題，配對可以幫你快速比較選項。而且因為對你的公司是免費的，所以在你做選擇之前可以多問一些問題。

• 安全提醒：只分享聯絡方式 + 你的商業意圖（例如你的州別與你要付薪的人數）。不要分享 SSNs、EINs、銀行資訊或員工的個人紀錄。