Payroll pou yon ekip ki an remote nan kat eta

Yon istwa ilistratif, pa yon ka kliyan ki gen non

Sa a se yon egzanp anonim ki baze sou pwoblèm payroll yo anpil ti biznis konn fè fas ak yo lè yo grandi. Li la pou ede w konprann sa ki ka rive lè yon ekip vin an remote nan plizyè eta, sitou si ou fèk ap antre nan payroll Ozetazini.

RunWise Pay se yon sèvis gratis pou fè match, pa yon founisè payroll. Li pa ni yon kontab, ni yon bookkeeper, ni yon konseye taks. Nou pa fè payroll ni nou pa ranpli taks. Nou ede pwopriyetè biznis yo konpare founisè payroll, epi pwopriyetè a chwazi kiyès pou anboche.

Pwoblèm nan te kòmanse lè ekip la gaye

Yon ti biznis sèvis te kòmanse ak kèk anplwaye nan yon sèl eta. Payroll la te senp okòmansman: yon sèl orè peman regilye, yon sèl eta pou w panse ladan, epi depo dirèk debaz.

Apre sa, konpayi an vin remote-first. Nan mwens pase yon ane, anplwaye yo te ap viv ak travay nan kat diferan eta. Mèt kay la te sipoze payroll la ta rete prèske menm bagay la, men detay yo chanje vit.

Diferan eta ka gen enskripsyon taks payroll diferan, règleman pou kenbe taks (withholding) diferan, kont kont chomaj (unemployment accounts) diferan, kondisyon rapò pou nouvo anplwaye yo, règ pou konbyen fwa pou peye, epi gen avi oswa ranpli lokal. Règ yo tou konn chanje sou tan. Sa ki te mache nan yon eta pa t otomatikman mache nan yon lòt.

Mèt kay la te kòmanse wè siy avètisman: lapòs sou eta yo te konfizyon, pa gen klè sou ki kont eta yo te deja mete kanpe, epi te gen estrès nan chak fwa pou peye paske pèsonn pa t fin sèten si yo te byen jere taks yo.

Kisa ki t ap mache mal

Biznis la pa t bezwen yon gwo sistèm antrepriz. Li te bezwen yon founisè ki ka sipòte yon ti ekip yon fason ki klè e ki kòrèk nan plizyè eta. Men setup payroll yo te genyen an te twò debaz pou sa konpayi an te vin.

Gen kèk pwoblèm ki te toujou ap parèt:
- Gen kèk enskripsyon nan eta yo ki te toujou enkonplè.
- Mèt kay la pa t sèten si sistèm payroll la t ap ranpli nan tout eta kote anplwaye yo ap travay.
- Repons sipò yo te pran tan epi pafwa yo te pa klè.
- Pri yo pa t fasil pou konprann apre bezwen plizyè eta yo te ajoute.
- Fòm pou fen ane yo ak travay pou respekte règ eta yo te sanble se te reyaksyon, pa yon bagay ki te òganize.

Pa gen anyen ki te kraze nèt ankò, men mèt kay la te wè risk la: yon ranpli taks ki manke, yon setup withholding ki mal, oswa yon reta nan payroll ki ta fache anplwaye yo. Pou yon biznis ki an remote, kalite pwoblèm sa a ka gaye rapid.

Kijan mèt kay la chwazi yon founisè ki pi adapte

Olye pou mèt kay la eseye ranje pwoblèm nan poukont li, li te konpare founisè ki travay regilyèman ak payroll pou plizyè eta. Objektif la pa t jwenn logo ki pi bon mache a oswa pi rapid pitch lavant lan. Objektif la se te jwenn yon founisè ki ka eksplike, nan langaj senp, sa yo mete ladan l epi sa ki toujou bezwen fèt.

Mèt kay la te poze chak founisè menm kestyon pratik yo, epi li te jwenn repons yo alekri. Sa te enpòtan. Payroll pou plizyè eta souvan koute plis pase payroll pou yon sèl eta, men pri ki pa klè ak responsablite ki pa klè se pi gwo pwoblèm pase yon frè mansyèl ki pi wo.

Men tcheklist mèt kay la te itilize a:
- Èske ou ka sipòte payroll nan tout kat eta kote anplwaye yo ap travay?
- Èske w ap ede idantifye ki kont taks payroll eta yo bezwen mete kanpe?
- Ki ranpli ou fè, epi ki travay ki rete pou mèt biznis la?
- Èske depo dirèk, fòm W-2 ak 1099 pou fen ane, ak ranpli taks leta yo ladan?
- Èske gen yon frè anplis pou chak eta ki ajoute, payroll ki pi rapid, oswa fòm pou fen ane?
- Kijan sipò a mache lè gen yon pwoblèm taks oswa peman ki ijan?
- Kisa k ap pase si gen yon erè nan ranpli taks, epi ki garanti ou bay?

Pwen dènye sa a enpòtan pou nenpòt mèt kay. Tcheke alekri sa founisè a pral ranpli, sa yo pap ranpli, epi kisa k ap pase si gen yon erè. Siy avètisman yo gen ladan pri ki pa klè, frè kache, pa gen garanti pou ranpli taks, sipò ki pa bon, epi presyon pou siyen vit.

Kisa ki chanje apre chanjman an

Premye founisè mèt kay la te chwazi a revize kote moun yo t ap travay an reyalite, epi li te idantifye ki enskripsyon eta ki te toujou bezwen. Apre sa, yo te rebati setup payroll la pou tout anplwaye yo mare ak bon kote travay yo, bon paramèt taks eta yo, ak bon orè peman yo.

Nouvo pwosesis la te pi senp:
1. Konfime eta travay chak anplwaye a ak adrès lakay li.
2. Fini nenpòt enskripsyon taks payroll eta ki te manke.
3. Mete done payroll yo nan yon sèl sistèm ki fèt pou tretman plizyè eta.
4. Mete yon delè apwobasyon klè pou chak fwa pou peye.
5. Revize kèk premye payroll yo ak anpil atansyon epi korije nenpòt pwoblèm setup byen bonè.

Apre sa, payroll la tounen pi rutin ankò. Yo te peye anplwaye yo pa depo dirèk, alè. Mèt kay la te gen yon sèl kote pou revize payroll yo ak fòm pou fen ane yo. Avi sou eta yo pa t disparèt nèt, men te gen yon pwosesis ki pi klè pou jere yo.

Mèt kay la te rete an kontwòl toujou. Sa enpòtan pou di li klè. Lè ou anboche yon founisè payroll, sa pa vle di ou sispann pran swen. Sa vle di ou gen yon sistèm ki pi klè ak yon patnè pou travay la. Mèt kay la toujou revize rapò yo, li te apwouve payroll, epi li te verifye ke anboche nan nouvo eta yo te fèt kòrèkteman.

Konbyen li anjeneral koute ak sa pou w gade

Pou yon ti biznis, pri sèvis payroll yo souvan kòmanse ak yon frè mansyèl baz plis yon frè pa anplwaye. Yon seri komen se apeprè $40 a $150 pa mwa kòm baz, plus anviwon $4 a $15 pou chak moun yo peye. Payroll pou plizyè eta, peman pou kontraktè, sipò pou ranpli taks, fòm pou fen ane, ak fonksyon HR kapab ogmante pri a.

Si ou gen anplwaye nan plizyè eta, kèk founisè tou chaje pou enstalasyon eta ki ajoute oswa pou administrasyon plizyè eta ki kontinye. Pou yon ekip ki an remote nan kat eta, total reyèl la ka pi wo anpil pase yon plan trè debaz pou yon sèl eta. Seri sa yo se enfòmasyon jeneral sèlman, se pa quotes. Nimewo reyèl la depann de gwosè ekip la, konbyen fwa yo peye, sa ki ladan l, epi eta a.

Sa ki te pi ede mèt kay sa a se pa t jwenn pi ba pri depa a. Se te jwenn dimansyon travay la (scope) ki klè. Anvan ou siyen, mèt kay la te konfime alekri:
- ki eta yo sipòte,
- ki ranpli ki ladan,
- si fòm pou fen ane yo ladan,
- si sipò a se pa telefòn, pa imel, oswa toude,
- epi si gen frè setup, frè migrasyon, oswa frè eta ki ajoute.

Si w ap fè fas ak yon ekip ki an remote epi ou pa sèten setup aktyèl ou toujou adapte, ou ka li plis stories, aprann sou sèvis nou yo services, oswa jwenn match get-matched ak founisè payroll. RunWise Pay gratis pou mèt biznis la. Nou kolekte sèlman detay debaz sou kontak ak entansyon biznis tankou non biznis la, non moun pou kontakte, telefòn, imel si ou vle, kantite anplwaye (headcount), eta, ak lang ki pi preferab pou ou ka konpare opsyon. Nou pa mande pou SSNs, EINs, nimewo kont labank, ni dosye anplwaye yo.