Ki sa W-9 ye, epi ki lè mwen dwe ranmase youn?

Repons rapid: ki lè mwen ranmase yon W-9?

Nan pifò sitiyasyon biznis piti, ou ranmase yon W-9 lè w ap peye yon moun (yon kontraktè, freelancer, oswa vandè) epi ou ka bezwen enfòmasyon sou tax yo pou rapò taks Ozetazini.

Yon egzanp komen: si ou peye yon kontraktè endepandan pou sèvis, ou anjeneral mande yo W-9 la anvan ou kòmanse travay ansanm (oswa tousuit lè w ap mete yo kanpe pou yo resevwa peman). Lè sa a, founisè payroll/taks ou itilize li pou prepare fòm tankou 1099 yo lè sa nesesè.

Si ou pa sèten si moun nan dwe trete kòm yon kontraktè (1099) oswa kòm yon anplwaye (W-2), mande yon founisè payroll ki kalifye oswa yon kontab—desizyon sa a afekte ki fòm ou ranmase ak ki lè ou ranmase yo.

W-9: baz yo (lang senp)

Yon W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) se yon fòm moun k ap resevwa peman an ranpli pou konfime non yo, non biznis la (si genyen), klasifikasyon tax la, epi nimewo idantifikasyon tax la.

Ou itilize W-9 la pou kolekte enfòmasyon sou tax ou bezwen pou rapòte peman yo kòrèkteman. An jeneral, ou menm ou pa depoze W-9 la bay IRS. Olye de sa, ou kenbe l nan dosye ou epi ou itilize l lè w ap prepare fòm taks anyèl yo ki nesesè.

Enpòtan: W-9 yo se pou enfòmasyon taks vendor/kontraktè—pa pou payroll anplwaye. Si yon moun se anplwaye w, ou pa ranmase yon W-9 menm jan an; ou okipe rapò anplwaye yo yon lòt fason (tipikman W-2).

Ki moun ki ranmase W-9: moun k ap resevwa a vs. moun k ap peye a

Anjeneral, ou menm (biznis la) ranmase yon W-9 nan men moun oswa biznis ou pral peye.

• Si w ap peye yon kontraktè endepandan pou sèvis, ou tipikman mande yo W-9 la.
• Si w resevwa yon demann W-9 nan men yon lòt biznis, ou (moun k ap resevwa a) ranpli l epi voye l tounen.

Si w ap itilize lojisyèl payroll oswa yon founisè payroll/taks, yo ka gen yon pwosesis estanda pou ajoute kontraktè/vandè. Pwosesis sa a souvan gen ladan kolekte epi kenbe detay W-9 yo pou rapò anyèl yo ka prepare avèk presizyon.

Ki lè pou mande li (an tan pou ede w evite pwoblèm)

Mande W-9 la bonè—ideyalman lè w ap onboarding yon nouvo kontraktè oswa vandè epi anvan ou bay peman.

1. Mande W-9 la kòm pati etap “mete yo kanpe pou yo resevwa peman”.
2. Kenbe W-9 la ki siyen/konplè nan dosye ou.
3. Re-tcheke li si moun nan mete ajou non yo oswa non biznis yo, oswa si ou resevwa enfòmasyon korije.

Epitou, sonje règ taks yo ak papòt yo ka chanje ak tan, epi règ eta yo ka diferan. Verifye detay yo ak yon founisè payroll, kontab, oswa pwofesyonèl taks ki kalifye, epi tcheke gid aktyèl IRS/eta a pou kont ou tou.

Pri ak sipò: kisa pou atann si w konfye sa oswa si w chanje

Si w sèvi ak yon founisè sèvis payroll, yo ka ede tou ak pwosesis rapò sou bò kontraktè a (tankou preparasyon 1099) selon sa ou bezwen. Pri yo varye selon eta ou, kantite travayè yo (anplwaye vs. kontraktè), konbyen fwa ou peye, epi kisa ki ladan l (depo taks, sipò pou depo yo, zouti rapò, ak fòm fen ane yo).

Kòm yon gid jeneral—not yon quote—anpil founisè pran yon frè baz pa mwa plus yon frè pou chak travayè, oswa yon apwòch “pa chak pwosesis” pou payroll. Pou rapò kontraktè, ka gen frè adisyonèl pou demaraj (setup) ak fòm fen ane yo. Jwenn tout bagay alekri anvan ou pran desizyon.

Reklamasyon (red flags) pou gade lè w ap konpare founisè:
- Pri ki vag (pa gen fraz klè “pa anplwaye/pa kontraktè”)
- Frè kache pou travay W-2/1099 fen ane
- Pa gen deklarasyon klè sou ki fòm taks yo depoze ak ki lè
- Sipò ki fèb oswa ki ralanti lè dat limit yo pre
- Pèsonèl ki fè presyon pou w siyen vit anvan ou konprann sa ki ladan l

RunWise Pay se yon SÈVIS GRATIS pou jwenn match ki ede w konekte ak founisè sèvis payroll k ap patisipe yo. Nou pa kouri payroll, nou pa depoze taks, ni nou pa bay konsèy sou taks—ou rete an chaj epi ou chwazi founisè a.

Kijan pou okipe W-9 yo san danje (epi sa pou PA mande)

Ranpli sèlman sa ki nesesè pou rapò taks. Yon W-9 tipikman gen enfòmasyon idantifikasyon taxpayer, men ou ta dwe evite mande lòt done pèsonèl.

Pou pwoteje biznis ou ak moun k ap resevwa peman yo:
- Kolekte W-9 yo dirèkteman nan men moun k ap resevwa a (itilize yon metòd ki an sekirite lè sa posib).
- Kenbe W-9 yo fini/konplè yo byen òganize pou yo fasil pou jwenn nan fen ane a.
- Pa kolekte dosye anplwaye lè w ap fè fas ak kontraktè.

Pou vi prive ak sekirite, pa mande ni pa estoke enfòmasyon bankè sansib oswa enfòmasyon idantite ou pa bezwen pou objektif la. RunWise Pay kolekte sèlman enfòmasyon pou kontak ak entansyon biznis (tankou non biznis, non moun pou kontakte a, telefòn, email opsyonèl, konbyen moun ou peye, epi eta). Nou pa janm kolekte SSN, EIN, nimewo kont bankè, ni dosye pèsonèl anplwaye.

Anvan ou siyen ak nenpòt founisè, konfime sa ki ladan l alekri—espesyalman responsablite pou depo taks, fason yo okipe fòm fen ane yo, ak sipò pou dat limit yo.