Chanje founisè payroll yo san danje

Repons lan kout: wi, men chanje ak anpil atansyon

Chanje founisè payroll yo komen. Anpil ti biznis chanje paske sipò a dousman, pri yo pa klè, taks yo te mishandle, oswa sistèm nan pa adapte ankò ak biznis la. Yon chanjman ki byen fèt ka amelyore payroll la san li pa entèwonp peman anplwaye yo.

Pi bon fason an se chwazi yon dat chanjman ki klè (cutover date), rasanble istwa payroll ou, epi asire w se yon sèl founisè ki responsab pou chak pay run ak pou chak peryòd deklarasyon taks. Pifò pwoblèm rive lè ansyen founisè a ak nouvo founisè a toude panse se yo k ap depoze menm taks yo, oswa lè ni youn ni lòt pa depoze yo.

RunWise Pay se yon sèvis GRATIS pou fè match (matching), li pa yon founisè payroll, ni pa yon kontab, bookkeeper, oswa konseye taks. Nou bay enfòmasyon jeneral sèlman. Anvan ou chanje, konfime detay yo ak founisè payroll ou ta ka anboche a epi tcheke règ IRS ak règ leta yo kounye a swa pa pwòp ou, swa avèk yon pwofesyonèl taks ki kalifye.

Kilè ki pi bon lè pou chanje?

Pi fasil la se souvan nan kòmansman yon trimès, oswa nan kòmansman yon ane kalandriye. Sa ka fè rapò yo pi pwòp paske gen mwens deklarasyon pou divize ant de founisè. Men ou pa toujou oblije tann. Yon chanjman nan mitan ane a ka mache tou si nouvo founisè a resevwa tout enfòmasyon payroll depi nan kòmansman ane a (year-to-date) ak tout enfòmasyon taks yo.

Si konfigirasyon ou a ap kreye pwoblèm ijan, tann ka koute plis pase chanje kounye a. Pa egzanp: erè payroll ki repete, move sipò, oswa avi taks se siy ki ka fè w bezwen deplase pi bonè.

Yon règ pratik: pa kòmanse chanje 1 oswa 2 jou anvan payroll. Bay tèt ou ase tan pou setup, verifikasyon bank si sa nesesè, epi revizyon detay peman anplwaye yo. Menm yon chanjman senp souvan pran omwen 1 a 3 semèn. Ka ki pi konplike yo ka pran plis tan.

Si w ap konpare opsyon, RunWise Pay ka matche w ak founisè payroll gratis. Ou konpare opsyon yo epi deside si ou bezwen anboche youn, epi kiyès.

Ki sa ou bezwen deplase pou nouvo founisè a

Nouvo founisè payroll ou a pral anjeneral bezwen ase enfòmasyon pou li ka kontinye payroll kòrèkteman epi evite deklarasyon taks ki doub oswa ki manke. Lis egzak la depann de biznis ou, eta a, ak sèvis yo ki ladan.

An jeneral, prepare pou deplase: istwa payroll, detay peman anplwaye yo, detay setup taks, enfòmasyon benefis ak dediksyon, ansanm ak nenpòt obligasyon taks ki poko peye oswa ki pral vini. Si w ap chanje nan mitan ane a, total year-to-date yo pi enpòtan toujou paske yo afekte kalkil taks yo, fòm W-2 yo, epi lòt rapò fen ane a.

Yon checklist senp:
- Non legal konpayi an ak adrès biznis la
- Eta travay (oswa eta) kote anplwaye yo peye
- Orè peman an, tankou pa semèn, chak de semèn, oswa de fwa pa mwa
- Non anplwaye yo, adrès yo, pousantaj peman yo, ak setup withholding
- Salè year-to-date, taks, dediksyon, ak taks anplwayè yo
- Pay stubs anvan yo oswa payroll registers
- Fòm payroll chak trimès ki resan yo ak fòm fen ane
- Dediksyon benefis, garnishments, oswa lòt retenues espesyal
- Distribisyon direct deposit la (lè li pase) ak règ finansman yo

Fè atansyon ak dokiman yo ak done pèsonèl yo. RunWise Pay kolekte sèlman detay debaz kontak ak entansyon biznis pou fè matching: non biznis, non kontak, telefòn, imèl opsyonèl, konbyen moun ou peye, eta a, ak lang ou prefere. Nou pa mande pou SSN, EIN, nimewo kont labank, oswa dosye anplwaye yo.

Kijan pou chanje san ou pa rate peman oswa depoze taks payroll doub

Travay prensipal la se bay responsablite yo klè. Ou bezwen konfime alekri kiyès k ap fè dènye pay run an ak ansyen founisè a, kiyès k ap fè premye pay run an ak nouvo founisè a, epi kiyès k ap depoze chak fòm taks payroll pou chak peryòd.

Sèvi ak apwòch etap pa etap sa a:
1. Chwazi yon dat chanjman (target switch date), ideyalman apre yon pay run ki fin fèt, pa nan mitan li.
2. Mande ansyen founisè a pou rapò payroll ou yo, detay setup anplwaye yo, deklarasyon taks yo, ak total year-to-date yo.
3. Mande nouvo founisè a egzakteman sa yo bezwen epi kijan yo jere chanjman nan mitan ane a oswa chanjman trimès.
4. Konfime alekri kiyès ki pral depoze taks payroll federal, eta, ak lokal yo pou dènye peryòd ansyen an ak premye peryòd nouvo a.
5. Konfime alekri kiyès ki pral prepare fòm fen ane yo tankou W-2 oswa 1099 si chanjman an fèt nan mitan ane a.
6. Revize pousantaj peman anplwaye yo, dediksyon yo, balans tan ki rete yo si sa aplike, epi distribisyon depo labank lan anvan premye pay run vivan an.
7. Kenbe aksè nan dosye payroll ansyen yo anvan ou anile kont ansyen an.
8. Apre premye pay run ak nouvo founisè a, konpare li ak payroll anvan an pou w wè si li rezonab.

Si gen nenpòt sipèpozisyon (overlap), fè atansyon anpil. Deklarasyon taks doub ka lakòz avis taks, konfizyon, ak koreksyon ki pran tan. Deklarasyon ki manke yo ka kreye penalite. Se poutèt sa li tèlman enpòtan pou konfime responsablite yo alekri anvan ou siyen oswa anile anyen.

Ou ka vle tou revize sèvis payroll epi konpare sa ki vrèman ladan. Gen kèk founisè ki mete depoze taks payroll ak fòm fen ane yo nan sèvis regilye yo, pandan lòt yo chaje anplis oswa limite sipò a.

Pri, frè, ak sa pou mande anvan ou siyen

Chanje ka gen ladan frè setup, frè migrasyon, frè pou depoze nan fen ane, oswa frè pou ajoute sèvis tankou peman kontraktè yo, time tracking, oswa administrasyon benefis. Yon estrikti pri ki komen se: yon frè baz pa mwa plus yon frè pa anplwaye oswa pa kontraktè. Pou anpil ti biznis, ranje mache yo (rough) ka anviwon $20 rive $150+ pa mwa kòm baz, epi anviwon $4 rive $15+ pa moun ou peye, men pri reyèl la depann de gwosè ekip la, konbyen fwa ou peye, sa ki ladan, ak eta a. Sa yo se pa quote.

Gen kèk biznis ki peye anplis tou pou payroll multi-state, payroll off-cycle, koreksyon, garnishments, oswa èd pou avi taks. Mande yon pann alekri pou ou ka konpare founisè yo yon fason ki jis.

Kesyon pou mande:
- Kisa egzakteman ki ladan nan frè mwa regilye a?
- Èske depoze taks payroll yo ladan nan tout eta kote mwen gen travayè?
- Èske fòm W-2 ak 1099 ladan, oswa yo faktire separeman?
- Èske gen frè setup oswa frè konvèsyon pou deplase soti nan yon lòt founisè?
- Kijan ou jere chanjman nan mitan ane a?
- Kiyès ki ede si mwen resevwa yon avi taks?
- Ki kanal sipò ki disponib, epi nan ki lè?
- Konbyen avi ki nesesè pou anile?

Kèk bagay pou w gade (red flags):
- Pri ki pa klè oswa refi pou mete frè yo alekri
- Frè kache ki parèt sèlman apre setup
- Pa gen repons klè sou kiyès ki depoze taks yo pandan tranzisyon an
- Pa gen garanti pou depoze taks, oswa pa gen pwosesis pou jere avi yo
- Presyon pou siyen vit anvan ou ka revize detay yo
- Move sipò pandan pwosesis vant lan

Konfime sa ki ladan nan sèvis la alekri anvan ou siyen. Yon sèl etap sa a anpeche anpil move konprann chè.

E si payroll ou deja gen dezòd?

Si ou gen depoze ki an reta, rapò ki manke, dediksyon anplwaye ki pa kòrèk, oswa avi taks, chanje ka toujou posib. Men nouvo founisè a ka bezwen fè travay netwayaj an premye, oswa ka mande pou pwoblèm ansyen yo klarifye anvan yo pran sou. Di laverite bonè sou pwoblèm nan. Kache l anjeneral fè tranzisyon an pi difisil.

Mande nouvo founisè a si yo fè netwayaj, si sa koute anplis, epi ki dosye yo bezwen. Nan kèk ka, ou ka bezwen èd tou nan men yon kontab oswa pwofesyonèl taks ki kalifye pou korije peryòd anvan yo.

Si ou pa fin sèten ki kote pou kòmanse, browse plis gid oswa sèvi ak sèvis matching gratis nou an pou konpare founisè payroll ki ka adapte ak biznis ou. RunWise Pay gratis pou pwopriyetè biznis la. Nou pa yon founisè payroll, epi nou pa fè payroll ni nou pa depoze taks.

Pa gen okenn founisè ki ka pwomèt tout pwoblèm yo ap ranje imedyatman. Men yon bon founisè ta dwe esplike pwosesis la klèman, idantifye sa yo kapab epi sa yo pa kapab fè, epi konfime responsablite yo alekri.