Erè nan payroll ak penalite yo

Repons rapid: sa erè payroll yo konn koute anjeneral

Pifò pwoblèm payroll tonbe nan kèk kategori: ranpli an reta, peye taks an reta, sèvi ak move kantite pou kenbe (withholding), oswa pa rapòte travayè yo byen.

Penalite yo varye selon règ federal ak règ eta a, konbyen tan bagay yo an reta, epi si pwoblèm nan sanble se yon erè yon sèl fwa oswa yon pwoblèm ki repete. Nan kèk ka, ou ka bezwen tou depanse lajan anplis pou korije dosye payroll yo epi pwodui fòm ki korije.

Si w ap chèche deside si w ap konfye payroll la (outsource) oswa chanje founisè, pi bon apwòch ki pi an sekirite se matche ak yon founisè payroll epi konfime—davans epi alekri—egzakteman sa yo fè, sa yo ranpli, epi kijan yo okipe koreksyon yo.

RunWise Pay se yon sèvis gratis pou matche (nou pa fè payroll ni nou pa ranpli taks). Nou ede w konekte ak founisè ki ka ede w selon sitiyasyon ou nan eta pa w la.

Erè payroll ki pi souvan deklanche penalite

Men erè ki pi souvan fè ti ak mwayen biznis yo antre nan pwoblèm:

1. Depo an reta oswa peman taks an reta: Taks payroll yo gen dènye dat espesifik “depo” yo. Si w manke dat limit la, sa ka lakòz penalite.

2. Move kantite pou kenbe sou anplwaye: Si w kenbe twò piti oswa twò anpil (pa egzanp, paske enfòmasyon W-4 pa kòrèk oswa paske payroll la pa byen mete kanpe), ou ka oblije peye plis taks pita oswa kreye pwoblèm pou anplwaye yo lè lè taks la rive.

3. Dokiman yo rate oswa yo pa kòrèk: Egzanp komen yo se fòm W-2 ki anreta oswa ki pa kòrèk (pou anplwaye) ak fòm 1099 (pou kontraktè endepandan), oswa manke yon ranpli taks ki nesesè.

4. Move klasifikasyon travayè yo: Trete yon anplwaye tankou yon kontraktè (oswa vis vèrsa) se yon gwo erè ki gen gwo risk. Sa ka afekte depo taks yo, rapò yo, ak benefis yo.

5. Erè nan konfigirasyon payroll: Sèvi ak move frekans peman, move kalite peman, oswa move paramèt baz salè (wage base) ka fè erè vini dèyè—menm si “pay run” la sanble “pifò ladan l byen.”

Kisa pou w verifye anvan pwochen pay run ou

Ou pa bezwen memorize lwa taks yo pou diminye risk. Konsantre sou pwosesis la ak presizyon.

• Verifye konfigirasyon travayè yo kòrèk (anplwaye vs kontraktè), epi asire onboarding ou kolekte tout sa founisè payroll la bezwen pou mete dosye payroll la byen.
• Re-tcheke frekans peman an ak dat yo (chak semèn, chak de semèn, chak de fwa pa mwa, chak mwa) pou payroll la ak orè depo taks yo matche ak sa w ap viv la.
• Revize ak anpil atansyon sa ou mete nan withholding yo epi kenbe dokiman founisè a mande yo, espesyalman fòm yo itilize pou kalkile withholding.
• Asire w founisè ou a enkli nan sèvis yo ranpli taks yo ak rapò fen ane (W-2/1099). Si w fè nenpòt pati nan sa pou kont ou, mande egzakteman kisa ki toujou responsablite w.

Anvan ou chanje founisè oswa ou enskri pou premye fwa, konpare founisè ak yon ti lis-verifikasyon (checklist) ki senp. Objektif la se evite pwomès ki vag ak “n ap gade sa pita.”

Epitou: konfime delè ak règ yo pou kont ou ak resous IRS/eta ki ajou, oswa ak founisè payroll ki kalifye/kontab ou, paske règ yo chanje epi yo varye selon eta.

Siy avètisman pou evite lè w ap chwazi yon founisè payroll

Menm si yon founisè sanble ede, siveye siy avètisman sa yo:

• Pri ki twò vag ak frè kache (mande kisa ki enkli pou pay runs, ranpli yo, koreksyon, ak sipò).
• Pa gen repons klè sou responsablite ranpli taks yo (mande ki moun ki ranpli, kisa ki enkli, epi kisa k ap pase si yon bagay an reta oswa pa kòrèk).
• Pa gen konfime “alèkri” sou dimansyon sèvis yo (mande pou yon imèl oswa yon akò ki lis sèvis yo klèman).
• Presyon pou siyen vit anvan ou fin revize detay yo.
• Sipò ki pa reponn byen (payroll bezwen repons rapid lè dat payroll yo pre).

Si frè yo vin sou tab la, pran prekosyon pou w pa sipoze “payroll la bon mache.” Pri a depann de gwosè ekip la, frekans peman an, sa ki enkli (ranpli taks, direct deposit, fòm fen ane, sipò), ak eta pa w. Founisè yo souvan gen yon frè debaz chak mwa (base monthly fee) plus yon frè pa anplwaye; montan yo ka apeprè nan dizèn yo rive nan kèk santèn dola pa mwa, men total ou ka pi wo oswa pi ba. Sa yo se atant jeneral, pa afich pri (pa “quotes”).

Sonje: RunWise Pay gratis pou ou kòm biznis la—nou pa pran yon pousantaj frè founisè yo. Founisè k ap patisipe yo ka peye pou yo matche, men sa pa chanje sa ou peye.

Si ou te fè yon erè deja: kisa pou w fè annapre (san danje)

Si ou sispèk ou fè yon erè—depo anreta, withholding ki pa kòrèk, yon fòm ki manke, oswa move klasifikasyon travayè—aji ak kalm epi dokimante sa ki pase.

1. Rasanble bagay debaz yo: dat peman yo (pay dates), frekans peman an, konbyen anplwaye/kontraktè, epi kisa ou panse ki ta ka mal.
2. Kontakte founisè payroll ou a san pèdi tan epi mande yon plan alekri: kisa yo pral korije, ki fòm oswa ranpli ki ka bezwen mizajou, epi delè a.
3. Verifye si gen anyen ki dwe korije ak IRS/eta a, epi si koreksyon yo mande pwosesis oswa fòm espesifik. Pa konte sou devinèt.
4. Si sa nesesè, pale ak yon kontab kalifye oswa yon pwofesyonèl taks sou konfòmite (compliance) ak pwochen etap yo. Paj sa a se enfòmasyon jeneral sèlman, pa konsèy taks oswa konsèy legal.

Lè w ap chanje founisè, pa sipoze “nouvo founisè a pral korije sa.” Mande kisa yo ofri pou peryòd ki pase yo, epi kisa yo bezwen nan men ou pou yo kòmanse koreksyon yo.

Si w vle konpare opsyon vit, kòmanse ak get matched. Ou rete kontwole: ou revize quotes yo, konfime sa ki enkli alekri, epi chwazi ki moun pou w anplwaye.

Kijan outsourcing payroll diminye risk (lè se bon chwa a)

Outsourcing payroll ka ede paske yon bon founisè fè payroll la menm jan nan chak sik—kalkil, lè depo yo fèt, ranpli yo, ak kenbe dosye yo.

Li itil tou pou pwopriyetè ki nouvo nan sistèm Ozetazini oswa ki prefere sipò nan yon lang espesifik. Anpil founisè ka esplike tèm payroll ki komen yo epi ede w kenbe ekip ou peye alè.

Men, outsourcing pa retire responsablite w pou bay enfòmasyon travayè yo ki presi epi pou revize konfòmasyon yo. Ou toujou dwe konfime:

• Sa founisè a kalkile vs sa ou bay
• Ki ranpli ki enkli (epi ki etap fen ane yo sou bò founisè a)
• Kijan sipò a mache bò kote delè yo
• Kijan koreksyon yo sanble si gen yon bagay ki mal

Si w ap konsidere chanje, eksplore opsyon sèvis payroll epi apre sa mande chak founisè konfime dimansyon sèvis la alekri anvan ou siyen.