Payroll pou yon ti biznis

Kòmanse isit la: kisa “payroll” vle di Ozetazini

Payroll se pwosesis pou peye anplwaye yo epi satisfè obligasyon legal ou yo—tankou kalkile salè, kenbe taks obligatwa yo, peye taks sa yo alè, epi jere fòm pou fen ane yo (W-2 pou anplwaye; 1099-NEC pou sèten kontraktè).

Anpil nouvo pwopriyetè panse sèlman a “koupe chèk.” Men, Ozetazini, payroll gen ladan tou orè, dosye, ak depoze taks. Si gen yon bagay ki pa bon, sa ka lakoz reta pou anplwaye yo epi kreye pwoblèm pou biznis la—donk li vo mete sistèm nan klè depi nan kòmansman.

RunWise Pay se yon sèvis MATCHING GRATIS ki ede ou konekte ak founisè sèvis payroll. Nou pa kouri payroll, nou pa depoze taks, ni nou pa bay konsèy sou taks oswa sou aspè legal. Yon vrè founisè payroll ap konfime detay yo pou eta ou, kantite moun nan ekip ou a, epi orè peman an.

Si w ap deside si ou dwe outsource, pi rapid fason pou diminye estrès se konpare founisè yo an ekriti: egzakteman sa yo fè, konbyen yo pran, epi sa yo pral depoze sou non ou.

Etap pa etap: mete kanpe payroll pou premye anplwaye ou yo

1. Chwazi konbyen fwa ou pral peye (chak semèn, chak de semèn, de fwa pa mwa, oswa chak mwa). Frekans peman an afekte travay la ak lè pou fè depoze yo.

2. Mete kanpe kont debaz ou yo ak dosye yo. Tipikman, sa gen ladan kont taks biznis ou yo ak enskripsyon nan nivo federal ak nivo eta a. Kondisyon yo varye selon eta a epi yo chanje sou tan—konfime etap aktyèl yo ak yon founisè payroll ki kalifye oswa yon kontab.

3. Deside kiyès ki pral kouri payroll. Ou ka fè li tèt ou ak lojisyèl, oswa ou ka outsource bay yon sèvis payroll. Outsourcing souvan ede lè ou vle gen mwens erè ak mwens travay chak jou.

4. Prepare enfòmasyon anplwaye yo pou mete payroll kanpe. Ou ta dwe kolekte enfòmasyon yo atravè bon pwosesis onboarding (pa egzanp, sa founisè a mande pou mete anplwaye yo kanpe). Pa pataje dosye sansib atravè yon fòm matching.

Enpòtan: Lè ou itilize RunWise Pay, nou kolekte sèlman kontakt ak entansyon biznis (tankou non biznis, non moun pou kontakte a, telefòn, email si ou vle, eta, lang ou prefere, ak konbyen moun ou peye). Nou pa janm kolekte SSN, EIN, nimewo kont labank, ni dosye pèsonèl anplwaye yo.

Kisa sèvis payroll yo ta dwe pran sou yo

Pifò sèvis payroll yo bati sou kèk travay debaz:

• Kouri peman yo selon orè ou chwazi a
• Kalkile salè brit, dediksyon yo, ak kenbe taks obligatwa yo
• Peye anplwaye yo (souvan atravè direct deposit)
• Depoze fòm taks payroll yo epi ede ou rete an konfòmite
• Prepare fòm W-2 ak 1099 pou fen ane a

Kòm règ yo varye selon eta a epi modèl sèvis la varye selon founisè a, ou dwe mande kijan chak etap mache nan ka pa w la. Pa egzanp, kijan yo jere nouvo anbochaj, demisyon, koreksyon, ak dènye peman an.

Reyalite pri (pa yon quote): anpil founisè gen yon frè baz pa mwa plus yon frè adisyonèl pou chak anplwaye. Pou ti ekip, li komen pou w wè seri pri apeprè nan dè dizèn rive a kèk santèn dola pa mwa, depann de frekans peman an, karakteristik yo, ak eta a. Seri pri sa yo pa garanti—pri final ou depann de sa ki ladan l.

Anvan ou siyen nenpòt bagay, konfime kisa ki ladan l an ekriti—espesyalman responsablite depoze taks yo, koreksyon payroll yo, lè asistans/support la, epi nenpòt frè pou ajoute-ons.

Chanje founisè payroll (oswa korije yon pwoblèm payroll)

Si ou deja kouri payroll epi ou vle chanje, planifye pou lè (timing). An jeneral, ou bezwen dosye pwòp/klè sou payroll anvan an, epi ou ka bezwen èd pou aliman enfòmasyon “year-to-date”.

Rezon komen pwopriyetè yo chanje:

• Pri yo chanje oswa sèvis la vin difisil pou rive jwenn
• Ou bezwen sipò pou pwoblèm ki plizyè eta
• Presizyon payroll oswa lè peman an vin tounen yon pwoblèm regilye
• Ou vle fòm pou fen ane a fèt ak mwens estrès

Konsèy pratik: mande nouvo founisè a sa yo bezwen nan men ou pou demare san pwoblèm ak sa yo pral fè pandan tranzisyon an. Mande tou sou delè (turnaround time) si ou dekouvri gen yon erè.

Drape/avètisman payroll pou evite:

• Pri ki vag (“nou pral bay yon quote pita”) san yon dekonpozisyon klè
• Frè kache (setup, support apre lè, eta adisyonèl, koreksyon)
• Pa gen deklarasyon klè sou sa yo pral depoze ak ki lè
• Sipò fèb oswa repons dousman pandan semèn peman yo
• Presyon pou siyen vit san yon plan travay (scope of work) an ekriti

Nan nenpòt sitiyasyon, konfime scope a ak responsablite depoze taks yo an ekriti, epi verifye delè pou eta pa w la ak IRS la lè w sèvi ak sous ofisyèl oswa yon pwofesyonèl ki kalifye.

Kilè outsource payroll la anjeneral fè sans

Outsource payroll la souvan bon si ou vle repran tan ou tounen epi gen mwens erè—sitou si w ap kouri yon boutik, restoran, biznis sèvis, oswa si ekip ou ap grandi kote payroll vin tounen yon “trap door” k ap repete.

Li pi itil sitou si:

• Ou ap fè onboarding premye anplwaye ou yo epi ou vle yon setup ak gid
• Ou okipe epi ou pa gen tan pou aprann règ payroll
• Ou gen plizyè wòl ak chanjman (nouvo anbochaj, ogmantasyon salè, demisyon)
• Ou bezwen fòm W-2/1099 pou fen ane a fèt ak presizyon
• Ou pito konsantre sou kliyan yo ak operasyon yo

Men, outsource se pa maji, epi li pa menm bagay pou tout moun. Toujou revize responsablite founisè a, bon jan kalite sipò a, ak egzak livrezon yo (enkli depoze taks yo ak fòm pou fen ane a).

Prochen etap: Si ou vle, ou ka itilize RunWise Pay pou jwenn matched ak founisè sèvis payroll nan eta pa w. Sa a GRATIS pou ou. Pataje sèlman kontakt + entansyon biznis—pa janm SSN, EIN, detay bank, ni dosye anplwaye yo.

Kijan pou pale ak founisè yo: yon lis kesyon pou verifikasyon

Sèvi ak lis verifikasyon sa a lè w ap konpare founisè. Objektif la se pou asire ou klè sou pri, delè, ak responsablite.

• Pri: Ki frè baz pa mwa a, epi ki pri pa anplwaye a? Èske gen frè pou chak eta?
• Orè peman: Èske yo ka sipòte frekans peman ou (chak semèn/chak de semèn/elatriye)?
• Depoze taks: Ki depoze yo pran (taks payroll federal ak taks payroll eta), epi ki delè a?
• Koreksyon: Kisa k ap pase si ou dekouvri gen yon erè apre yon pay run? Ki turnaround time?
• Peman: Kijan anplwaye yo resevwa salè yo (opsyon direct deposit)? Ki limit lè yo (cutoffs)?
• Fen ane: Èske yo prepare fòm W-2 ak 1099? Èske yo sipòte koreksyon pou pwoblèm fen ane yo?
• Sipò: Kiyès ou kontakte pandan semèn payroll la, epi ki lè yo disponib?
• Scope an ekriti: Èske yo ka bay yon rezime sèvis ak frè yo an ekriti anvan ou siyen?

Rapèl: konfime kisa ki ladan l an ekriti. Pa konte sou yon pwomès ou pa kapab montre pita. Epitou, konfime nenpòt kondisyon espesifik pou eta pa w ak pou ane a ak yon founisè payroll ki kalifye, kontab, oswa pwofesyonèl taks, paske règ yo ka chanje.

RunWise Pay ka ede ou konpare opsyon yo, men nou pa kouri payroll ni nou pa bay konsèy sou taks/aspè legal.